specjalista/specjalistka

Główny Inspektorat Farmaceutyczny w Warszawie 00-082 Warszawa ul. Senatorska 12 Ogłoszenie nr 169205 / 20.10.2026

Poszukujemy osoby na stanowisko:

specjalista/specjalistka

Do spraw: obsługi sekretarskiej

w Departamencie Nadzoru Farmaceutycznego

#administracja publiczna

#obsługa sekretarska

Umowa o pracę

na czas zastępstwa

Pierwszeństwo dla osób

z niepełnosprawnościami

Liczba stanowisk

1

Wymiar etatu

1

Status

nabór w toku

Miejsce pracy

od 01.11.2026 ul.Chmielna 85/87 00-805 Warszawa

Ważne do

30

października

2026 r.

Wynagrodzenie zasadnicze

nie mniej niż 6254,09 zł brutto

Misją Głównego Inspektora Farmaceutycznego jest zapewnienie bezpieczeństwa Pacjentom poprzez sprawowanie nadzoru i kontroli nad wytwarzaniem i obrotem produktami leczniczymi.

Czym będziesz się zajmować

Osoba na tym stanowisku:

• Wykonuje czynności związane z koordynacją organizacji pracy Dyrekcji Departamentu Nadzoru Farmaceutycznego, w szczególności: obsługuje połączenia telefoniczne, prowadzi kalendarz pracy, a także organizuje i koordynuje sprawny przebieg spotkań Dyrekcji Departamentu Nadzoru Farmaceutycznego. • Wykonuje czynności związane z obiegiem dokumentów (w formie papierowej i elektronicznej), w szczególności: wykonuje zadania związane z obiegiem dokumentów głownie w systemie EZD, zapewnia prawidłową, zgodną z dekretacją dystrybucję dokumentów. • Redaguje krótkie pisma oraz przygotowuje dokumenty, prezentacje, raporty, analizy, zestawienia z zakresu kompetencji Dyrekcji Departamentu Nadzoru Farmaceutycznego. • Przygotowuje dokumenty dotyczące podróży służbowych Dyrekcji Departamentu Nadzoru Farmaceutycznego. • Koordynuje czynności związane z zaopatrzeniem Departamentu w artykuły biurowe i spożywcze. • Sporządza wnioski o zawarcie umów zleceń i umów o dzieło oraz projektów tych umów w zakresie objętym kompetencjami Departamentu Nadzoru Farmaceutycznego. • Prowadzi bazy informacji dotyczącą urzędów, instytucji, firm (m.in. numerów telefonów, osób zajmujących w nich kierownicze stanowiska, itp.) oraz udziela krótkich informacji dotyczących działalności DNF w języku angielskim (telefonicznie, pocztą elektroniczną). • Wykonuje inne zadania na polecenie Dyrekcji Departamentu.

Kogo poszukujemy

Potrzebne ci będą

(wymagania niezbędne)

• Wykształcenie: wyższe

• Doświadczenie zawodowe co najmniej 1 rok na stanowisku związanym z obsługą sekretariatu lub na stanowisku asystenckim lub w pracy biurowej

• Znajomość struktury organizacyjnej i zadań Urzędu • Umiejętność sporządzania pism (z wykorzystaniem edytora tekstu MS Word) • Znajomość języka angielskiego na poziomie B1 • Kompetencje miękkie: orientacja na klienta/interesanta, komunikacja • W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.

• Posiadanie obywatelstwa polskiego

• Korzystanie z pełni praw publicznych

• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Co oferujemy

• Stabilne zatrudnienie na umowę o pracę

• Regularnie wypłacane wynagrodzenie

• Dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy

• Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. 13-tka)

• Nagrody jubileuszowe wypłacane na zasadach określonych w ustawie o służbie cywilnej

• Odprawy emerytalne i rentowe

• Wypłaty z funduszu nagród – uzależnione od wyników pracy

• Możliwość uzyskania dodatku zadaniowego

• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników

• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników

• Możliwość udziału w szkoleniach

• Możliwość refundacji kosztów nauki języka i studiów podyplomowych

• Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze

• Możliwość wykupienia dodatkowego ubezpieczenia na życie

• Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy

• Dogodną lokalizację (dojazd metrem, liniami tramwajowymi i autobusowymi)

• Wsparcie na etapie wdrażania do pracy

• Pracę w przyjaznej atmosferze oraz współpracę z gronem wysoko wykwalifikowanych specjalistów

Dostępność

• Nasz urząd jest pracodawcą równych szans. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.

• Jako osoba z niepełnosprawnością możesz skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu – złóż wówczas kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, był mniejszy niż 6%.

• Na wniosek kandydata zapewniamy dostępność według jego indywidualnej potrzeby.

Warunki pracy

• praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godz. dziennie, obsługa urządzeń biurowych

• Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy: stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym wyposażonym w instalację klimatyzacyjną.

• Narzędzia i materiały pracy: komputer, urządzenia biurowe (drukarka, kserokopiarka, skaner, niszczarka i inne urządzenia biurowe)

• Budynek posiada windę osobową do transportu pionowego, nie posiada podjazdów dla osób niepełnosprawnych, ale jest wyposażony w transporter gąsiennicowy typu T09 "ROBY" służący do transportu po schodach wejściowych do budynku osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Pomieszczenia pracy GIF mieszczą się na parterze oraz I i III piętrze budynku.

Dodatkowe informacje

• Nie rozpatrzymy oferty, którą otrzymamy po terminie. Dotyczy to też uzupełniania ofert.

• Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.

• Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy.

• Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca.

• Złożone przez Ciebie dokumenty zweryfikujemy pod względem formalnym na podstawie zapisów ogłoszenia dotyczących wymaganych i dodatkowych dokumentów.

• Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i podpisane oświadczenia.

• Jeśli zostaniesz zakwalifikowany/zakwalifikowana do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym mailowo (lub telefonicznie – jeżeli nie podałeś adresu e-mail).

• Oferty kandydatów/kandydatek, którzy nie zostali zatrudnieni, zniszczymy po 3 miesiącach od zakończenia naboru. Do tego czasu będzie można je odebrać w urzędzie (ale nie odeślemy ich).

• Oferty otrzymane po terminie zostaną uznane za niespełniające wymagań formalnych (decyduje data wpływu do Urzędu).

• Przed złożeniem aplikacji prosimy o zapoznanie się z informacjami zamieszczonymi na stronie www.gov.pl/gif w zakładce O GIF/Praca w GIF/Informacje dla kandydatów.

• Uwagi dotyczące wymaganych dokumentów i oświadczeń:

• CV i list motywacyjny muszą być podpisane,

• wymagane oświadczenia muszą być opatrzone datą i podpisane,

• dokumentem potwierdzającym wykształcenie jest kopia dyplomu lub zaświadczenie z uczelni,

• w przypadku ukończenia studiów wyższych lub uzyskania tytułu zawodowego na uczelni zagranicznej, prosimy o dołączenie do aplikacji kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub nostryfikacji dyplomu,

• w przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego,

• spełnienie wymagania w zakresie długości doświadczenia zawodowego należy udokumentować kopiami dokumentów jednoznacznie potwierdzającymi zamknięty okres świadczenia pracy (m.in. kopiami świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu, zaświadczeń potwierdzających świadczenie pracy w ramach umów cywilnoprawnych lub wolontariatu/staży/praktyk, wydrukiem z CEIDG). Umowy o pracę, umowy cywilnoprawne nie są dokumentami potwierdzającymi okresy doświadczenia zawodowego,

• aplikacje powinny zawierać adres e-mail oraz numer telefonu.

• Uwaga! Weryfikacja spełnienia przez kandydatki/kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części "dokumenty i oświadczenia niezbędne".

• Osoby, których oferty zostaną rozpatrzone negatywnie nie będą o tym informowane.

• Do składania dokumentów zachęcamy również osoby niepełnosprawne spełniające wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu.

• WAŻNA INFORMACJA: Przed zawarciem umowy o pracę na powyższym stanowisku kandydat/kandydatka zobowiązany/zobowiązana będzie do złożenia oświadczenia o braku konfliktu interesów zgodnie z art. 114 a ustawy - Prawo farmaceutyczne.

• Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem tel. (22) 44-10-734 lub 759.

• Zgodnie z art. 24 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. poz. 928) informujemy, że procedury dotyczące zgłoszeń wewnętrznych reguluje zarządzenie Nr 18 Głównego Inspektora Farmaceutycznego z dnia 13 grudnia 2024 r. w sprawie wprowadzenia Procedury zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Głównym Inspektoracie Farmaceutycznym.

• UWAGA od 01.11.2026 r. następuje zmiana adresu siedziby urzędu ul. Chmielna 85/87, 00-805 Warszawa

Twoja aplikacja musi zawierać

(dokumenty niezbędne)

• CV i list motywacyjny

• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia

• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie min. 1 roku doświadczenia zawodowego na stanowisku związanym z obsługą sekretariatu lub na stanowisku asystenckim lub w pracy biurowej • Kopie dokumentów potwierdzających znajomość języka angielskiego na poziomie B1

• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego

• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych

• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dołącz, jeśli posiadasz

(dokumenty dodatkowe)

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Aplikuj

do 30 października 2026

W formie papierowej

i w zamkniętej kopercie

na adres:

Główny Inspektorat Farmaceutyczny ul. Senatorska 12 00-082 Warszawa z dopiskiem „specjalista ds. obsługi sekretarskiej w Departamencie Nadzoru Farmaceutycznego" ogłoszenie nr "169205" lub elektronicznie poprzez ePUAP lub e-Doręczenia AE:PL-41413-98175-HHEAF-19

Więcej o pracy w urzędzie

• Dokumenty należy złożyć do: 30.10.2026

• Decyduje data: wpływu oferty do urzędu

• Aplikując, oświadczasz, że znana Ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze

Przetwarzanie danych osobowych

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Administrator danych i kontakt do niego: Główny Inspektorat Farmaceutyczny Kontakt do inspektora ochrony danych: [email protected] Cel przetwarzania danych: przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru Informacje o odbiorcach danych: Dane osobowe nie będą przekazywane innym podmiotom. Okres przechowywania danych: czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji Uprawnienia: prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii; prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych; prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych; prawo do usunięcia danych osobowych; - żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej; prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stanisława Moniuszki 1A 00-014 Warszawa lub w postaci elektronicznej na adres do doręczeń elektronicznych UODO AE:PL-67085-31860-RWFHC-35. Podstawa prawna przetwarzania danych:art. 6 ust. 1 lit. b RODO; art. 221 Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO; art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Informacje o wymogu podania danych: Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia w służbie cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej. Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie. Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie. Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane.

Nieprzeczytane materiały powiązane (źródłowe odnośniki): Więcej o pracy w urzędzie https://www.gov.pl/web/gif/Praca-w-GIF

Oryginalne ogłoszenie https://nabory.kprm.gov.pl/mazowieckie/warszawa/specjalistaspecjalistka,169205,v8