2026-8342 Secrétaire médico-sociale F/H

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Santé, sous l'autorité du Médecin Référent de son centre d'affectation administrative, le/la Secrétaire médico-social(e) assure l'accueil et la prise en charge administrative globale des usagers des centres de Protection Maternelle et Infantile (PMI). Il/elle est le pivot de la transmission de l'information au sein d'une équipe pluridisciplinaire et constitue l'interface entre les intervenants internes et externes au service.

Missions / conditions d'exercice

Gestion administrative et support aux équipes :

- Assurer le suivi RH des centres du territoire de référence : gestion de la calculette des professionnels de santé, suivi des agendas, planification des congés et des activités des centres

- Organiser et proposer les remplacements en cas d'absence, identifier les disponibilités des vacataires et les mobiliser selon les besoins

- Préparer les entretiens de recrutement et assurer le relais avec la DRH

- Animer l'équipe administrative du territoire et former les nouvelles assistantes administratives

- Contribuer à la rationalisation des ressources, des outils et des procédures

Gestion du dossier médical

- Créer, tenir et archiver les dossiers médicaux dans le respect de la protection des données, via les logiciels métier (GRC, Horus) et les outils bureautiques

- Assurer le suivi administratif des actes médicaux via les outils de télétransmission

- Planifier les rendez-vous médicaux, favoriser le lien avec le suivi social et insérer les documents médicaux au dossier

- Traiter les demandes de communication de dossiers dans le respect de la législation sanitaire

- Contacter les familles dans le cadre des bilans de santé en école maternelle (BSEM) et programmer les suivis

Superviser la gestion des stocks de consommables médicaux, vaccins et pharmacie ; assurer le suivi des trousses d'urgence

Support logistique et organisation des activités

- Organiser la programmation des séances BCG et des bilans ASE

- Garantir la conformité des feuilles de soins avant envoi

- Superviser la mise à jour des tableaux de bord sur SharePoint (actions collectives)

- Contribuer à la communication interne et externe du service via les supports validés par la Direction

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers dans le respect des règles d'identitovigilance et de confidentialité

Accueil des usagers et des partenaires

- Orienter et renseigner les partenaires, assurer le relais de la plateforme téléphonique en situations particulières

Profils recherchés

Nb d'années d'expérience min. requis : Minimum 2 ans

Niveau de diplôme requis : Bac +2

Formation (diplômes, certifications, agréments...)

Vous détenez un diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat médical ou médicosocial.

Savoir-faire :

- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métier (GRC, Horus) ; aptitude à utiliser les outils de télétransmission et de téléconsultation

- Gestion et suivi de dossiers médicaux, connaissance des règles de protection des données de santé (secret médical, RGPD)

- Capacité à organiser et prioriser un volume d'activité important sur plusieurs centres

- Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique ; aptitude à gérer les situations de tension avec calme et pédagogie

- Compétences rédactionnelles (courriers, comptes rendus, tableaux de bord)

- Connaissance des missions de la PMI et des politiques départementales de santé maternelle et infantile appréciée

Savoir-être :

- Discrétion professionnelle et sens aigu de la confidentialité

- Réactivité, sens des priorités et capacité à gérer l'urgence

- Aisance relationnelle, sens de l'écoute et de l'accueil

- Esprit d'équipe et aptitude au travail en environnement pluridisciplinaire

- Autonomie, rigueur et capacité d'adaptation aux évolutions de service

Permis B obligatoire

Attestation d'honorabilité requise