AA - Secrétaire de direction

Vos missions en quelques mots

1 - Assurer la gestion et le suivi du courrier

► Réceptionner et prendre connaissance du courrier

► Enregistrer et transmettre le courrier

► Procéder au classement et à l’archivage des documents

► Assurer la réception et la transmission des messages et des télécopies

2 - Elaborer et rédiger des documents administratifs

► Rassembler et mettre en forme des documents (notes, rapports, lettres…...)

► Assurer la prise de notes lors des réunions à l’établissement (PV, compte rendu)

Afficher la suite

► Assurer en fonction de la demande le traitement d’informations particulières

► Préparer les dossiers et les suivre

► Gérer les archives du service

► Faire des recherches de textes réglementaires et législatifs

3 – Transmettre et filtrer les appels téléphoniques

4 – Assurer la gestion du temps du service

► Assurer la gestion de l’agenda, des déplacements, des réunions

► Contribuer à l’organisation des réunions

5 – Assurer le suivi et la gestion des autorisations d’accès

► Être en contact avec les différentes autorités administratives, judiciaires et les divers partenaires extérieurs

► Centraliser les autorisations d’accès et les diffuser aux services concernés

Profil recherché

Connaissances :

• Maitrise des outils informatiques • Modalités et procédures budgétaires

Savoir-être :

• Discrétion et secret professionnel • Sens de l’initiative, sens des relations humaines

Savoir-faire :

• Rigueur • Capacité à organiser et prioriser • Capacité d’adaptation

Organisation de travail : du lundi au vendredi

Restauration : néant

Accessibilité en transport / Parking : véhicule personnel et parking, pas de transport en commun

Groupe IFSE : 2

Susceptible d'être vacant à partir du 01/03/2027

Secrétaire