Adjoint administratif

Descriptif de l'emploi

Suite à une demande de retraite progressive de l’agent d’accueil actuellement en poste, la Commune de Boersch recherche un(e) agent administratif polyvalent chargé(e) d’assurer l’accueil du public et la gestion administrative de différents services municipaux, notamment dans les domaines de l’état civil, du cimetière et des élections.

Une expérience professionnelle sur un poste similaire au sein d’une collectivité territoriale est souhaitée. Une bonne connaissance des procédures administratives liées aux différents domaines d’intervention du poste est attendue.

Le poste sera exercé en binôme avec l’agent actuellement en fonction, dans le cadre d’une organisation à temps non complet de 17h30 hebdomadaires, permettant une transmission progressive des missions et la continuité du service public.

Placé(e) sous l’autorité du Maire, vous participez activement au bon fonctionnement du service administratif et à la qualité du service rendu aux administrés.

Missions / conditions d'exercice

Accueil du public et secrétariat

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et électronique des usagers

• Renseigner, orienter et accompagner les administrés dans leurs démarches

• Gérer le courrier entrant et affranchir le courrier sortant

• Assurer diverses tâches de secrétariat administratif

État civil

• Établir les actes d’état civil (naissances, mariages, décès, reconnaissances, etc.)

• Mettre à jour les registres et livrets de famille

• Participer à l’organisation des mariages et cérémonies civiles

Élections

• Assurer la gestion des listes électorales

• Participer à l’organisation matérielle des scrutins

• Participer au dépouillement et à la rédaction des procès-verbaux

Population / affaires générales

• Saisie des déclarations d'arrivée et de départ

• Gestion des attestations d’accueil

• Recensement militaire

• Recensement de la population

• Suivi administratif de diverses demandes des administrés

Cimetières

• Gestion administrative des concessions funéraires

• Mise à jour des registres et plans

Affaires scolaires

• Gestion des inscriptions scolaires

Régie de recettes

• Encaissement et dépôt de recettes communales

• Suivi de caisse

Archivage

• Classement et archivage des documents de l'état civil, des élections, du cimetière, des inscriptions scolaires

Profils recherchés

• Sens affirmé du service public

• Qualités relationnelles, discrétion et diplomatie

• Rigueur, autonomie et sens de l’organisation

• Polyvalence et capacité d’adaptation

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie)

• Connaissance appréciée des logiciels : COSOLUCE, OPEN-ELEC, BASE-ELEVES, WEB-CIMETIERE

• Expérience sur un poste similaire souhaitée