Adjoint Administratif

Descriptif de l'emploi

Au sein de l’Etablissement d'Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD), l’employé administratif recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, dans le domaine de compétences qui lui est attribué (accueil physique et téléphonique, gestion administrative des résidents, gestion comptable et financière).

Il remplit ses missions sous la responsabilité du directeur d’établissement en lien avec l’employée administratif en charge des ressources humaines.

Missions / conditions d'exercice

1. ACCUEIL - SECRETARIAT

Accueil physique et téléphonique du public

Gestion du courrier de l’établissement (départ et arrivée)

Gestion et distribution du courrier des résidents

Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de dossiers, données, d’information, de tableaux, de fichiers

Gestion de l’information, classement et archivage de documents

2. GESTION ADMINISTRATIVE DOSSIERS RESIDENTS

Accueil des résidents et familles

Gestion des dossiers d’inscription et d’admission

Tenue des registres

Accompagnement des usagers pour l’élaboration des dossiers de prestations (allocations, aide sociale, APA, aide à la complémentaire santé)

Suivi des dossiers, de l’entrée du résident à sa sortie définitive

3. GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE

Facturation des résidents : mensuelle (trimestrielle pour les résidents à l’aide sociale)

Mandatement et liquidation des factures de fonctionnement et d’investissement

Suivi de l’état de l’actif, des immobilisations et des amortissements

Suivi des emprunts

Suivi des marchés publics

Suivi des amortissements de subvention

Recettes annexes (P503, portage des repas, repas du personnel, loyers, etc.)

Etat des dépenses et recettes à régulariser

Déclaration TVA

Régies recettes

Participation aux phases budgétaires : budget primitif et compte administratif

Gestion et suivi des tableaux de bord de dépenses

Suivi du nombre de journées d’hébergement réalisées

Gestion et suivi des loyers

Gestion et suivi des repas extérieurs (contrats facturation)

Gestion et suivi des repas à domicile (contrats facturation)

4. GESTION LOGISTIQUE

Réalisation et suivi des commandes de fournitures de bureaux,

Demandes et suivis des devis.

5. AUTRES ACTIVITES

Reproduction et diffusion de documents,

Suivi des ordres de mission et des prêts de matériel,

Classement et archivage,

Relations avec des partenaires extérieurs : sous préfecture, centre de gestion, trésorerie…

Profils recherchés

Savoirs faire

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics :

- S’exprimer en face à face auprès d’une ou plusieurs personnes, avec aisance et clarté,

- Recevoir et orienter les demandes, téléphoniques ou en face à face,

- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité,

Rédiger, réactualiser et mettre en forme des écrits, des documents et/ou rapports :

- Réaliser des supports écrits : procès-verbaux, délibérations, comptes rendus de réunions, courriers, notes de service,

- Créer, alimenter et mettre en forme des tableaux,

Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire :

- Trier, classer et archiver des documents,

- Suivi des archives,

Organiser, anticiper, planifier et gérer son temps et sa charge de travail en fonction des priorités :

- Hiérarchiser les tâches selon les délais impartis,

- Planifier les activités en fonction des impératifs réglementaires,

- identifier et prioriser les actions relevant de son domaine d’activités,

Respecter le secret professionnel et le devoir de réserve :

- Identifier les informations communicables à autrui,

- Conserver une neutralité dans la transmission d’information,

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations pour informer les différents publics :

- Rédiger des messages, des notes,

- Tenir à jour les tableaux d’affichage,

Travailler en équipe et en réseau :

- Prendre en compte les observations et avis des autres professionnels,

- Relayer les observations et informations relevant de son champ de compétence,

- Participer à des réunions de travail,

Contribuer à la démarche d’amélioration continue de la qualité

- Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre du projet d’établissement,

- Rédiger des protocoles/procédures en lien avec son domaine de compétences,

Prendre des initiatives et être force de propositions, être autonome

Utiliser les outils bureautiques / technologies d’information et de communication

SAVOIR-ETRE - MANIERE DE SERVIR

Capacité d’adaptation Capacité à travailler

en équipe Comportement adapté dans ses relations avec autrui

- S'informer des nouveautés (organisation, métier, vie de l’Ehpad)

- Accepter les changements (organisation, collègue, informatique…)

- Prendre des initiatives dans la limite de ses compétences - Partager les informations,

- Intégrer des stagiaires et/ou nouveaux collègues,

- Savoir se dire les choses, écouter et communiquer,

- Uniformiser les pratiques,

- Appliquer les décisions prises par l’équipe pluridisciplinaire,

- Adapter son langage à la situation et à la personne

- Adapter une attitude bienveillante, respectueuse et empathique

- Ecouter sans apriori et chercher à comprendre

- Etre souriant, accueillant, aimable, patient et disponible

- Accepter les remarques

- Faire des remarques constructives