Adjoint administratif en SPIP

Vos missions en quelques mots

Ce poste est offert aux fonctionnaires uniquement.

groupe IFSE 2

Sous l’autorité de son chef de service, l’adjoint administratif peut occuper des fonctions différentes en fonction de son lieu de travail.

• Au siège du SPIP des Yvelines

• secrétariat de direction

- accueil physique - traitement des messages électroniques de la boite structurelle - suivi et actualisation de l’organigramme et de l’annuaire du département

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- gestion et suivi des dossiers de visiteurs de prison

- gestion et suivi des prestations de serment des agents du service

- envoi des convocations de la direction et suivi des réponses

- tenue de l’agenda départemental du service …

• service budgétaire

- renseignement de tableaux de bord adaptés à ces activités

- saisie, suivi et contrôle sur CHORUS (demandes d’achats, bon de commandes, dépôt et paiement des factures, clôture d’EJ…)

- rôle d’assistant dans chorus DT pour les frais de déplacement (création des ordres de mission annuels)

- traitement et suivi des expressions de besoins formulés par les agents

- gestion des commandes, puis réception et contrôle des livraisons…

• ressources humaines

- suivi de carrière de tous les agents affectés au sein du service

- saisie et fiabilisation des données dans SIRH ministériel

- planification et fin de mois origine (édition des états, transmission à la DISP….)

- gestion, suivi et saisie des absences (raisons médicales, congés) sur SIRH ministériel et origine

- suivi et transmission des demandes de congés bonifiés

- gestion du compte épargne temps

- gestion de la journée de solidarité

- constitution et suivi des dossiers d’accident de service et trajet (décision, expertise, factures)

- suivi de la médecine du travail et prise de rendez-vous pour les expertises…

• Au sein du pôle administratif de l’antenne

Dans sa globalité, le secrétariat est la porte d'entrée du service. De la qualité de son accueil et de sa capacité à traiter l’information dépendent l'image et la qualité des suivis. Le secrétariat contribue au bon déroulement des activités du service, l’agent y travaille en polyvalence.

* Permanence (selon tableau de roulement) - accueil physique du public - accueil téléphonique du public - gestion de la boite structurelle du pôle administratif - traitement du courrier (postal, navette avec les services judiciaires…) - permanence nocturne une fois par mois (de 17h00 à 19h00)

* Activités hors permanence (gestion de portefeuille) - création et fiabilisation des mesures sur APPI et transmission - tenue des tableaux de suivi du pôle administratif liés aux mesures saisies - mise à jour des fiches de procédure du pôle administratif - traitement des mails, courrier SAP - navette au SAP 2 fois par semaine - relance des ACC - extraction des différents secteurs géographiques - archivage

* Spécialités

- préparation de la commission d’application des peines - travail d’intérêt général - action collectives....

Profil recherché

* connaître :

• l’environnement professionnel de l’administration pénitentiaire • le fonctionnement et l’organisation d’un SPIP • principes de sécurisation informatique

* savoir-faire :

• accueillir physiquement et téléphoniquement • utiliser les applicatifs métiers • rendre compte de son activité à sa hiérarchie • organiser son temps de travail • respecter les délais imposés • maitriser les logiciels bureautiques

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* savoir-être:

• être courtois et diplomate, avoir le sens du relationnel • avoir un esprit d’initiative • être réactif • être ponctuel • respecter la confidentialité (devoir de réserve et de discrétion) • être capable de travailler en équipe

Organisation de travail: Charte des temps des personnels administratifs du SPIP des Yvelines

Restauration: Restaurant administratif

Accessibilité en transport / Parking: Gare de Versailles Chantiers / Gare de Versailles rive gauche

Renseignements et candidature

Fanny LAINÉ, responsable des services administratifs et financiers du SPIP des Yvelines

[email protected] / 06 22 79 81 65

Alexandrine BORGEAUD, Directrice du SPIP des Yvelines

[email protected] / 01 73 95 37 01

Le titulaire de ce poste est soumis:

• à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire; • au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.

Vacant à partir du 01/09/2026

Secrétaire