Adjoint Administratif

Descriptif de l'emploi

Placé(e) sous l’autorité directe du Responsable de service ou du Secrétaire Général / Directeur Général des Services (DGS), l’adjoint administratif exécute des tâches administratives courantes, assure l'accueil du public et assure le suivi des dossiers de son service (État civil, Urbanisme, Ressources Humaines, Accueil général).

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS

1. Accueil Rapproché du Public et Gestion de la Relation Usagers

L'Adjoint Administratif est le premier point de contact et la vitrine de la collectivité.

• Gestion des flux physiques d'accueil : Prendre en charge de manière personnalisée chaque usager dès son arrivée ; analyser la nature exacte de sa demande et l'orienter efficacement vers le bon interlocuteur ou le guider vers le guichet numérique adapté.

• Pilotage de la relation téléphonique : Gérer les appels entrants avec une élocution soignée et courtoise ; identifier l'urgence de l'appel ; transférer la communication ou prendre des messages précis en notant les coordonnées et l'objet de l'appel pour l'équipe.

• Délivrance de l'information de premier niveau : Expliquer clairement aux administrés les démarches administratives locales (ex: modalités d'obtention d'une carte d'identité, d'inscription à l'école, demandes d'aide sociale) ; distribuer et détailler la liste des pièces justificatives obligatoires à fournir.

• Gestion des situations complexes : Désamorcer par le dialogue, l'écoute active et le calme les tensions ou l'agressivité de certains usagers mécontents, tout en appliquant les règles de la collectivité.

2. Traitement Administratif, Saisie de Données et Instruction de Dossiers

L'agent exécute les procédures de bureau nécessaires au traitement des demandes des citoyens ou des besoins internes.

• Instruction de dossiers réglementaires : Réceptionner les formulaires et les dossiers déposés par les usagers (ex: demandes d'actes d'état civil, dossiers d'urbanisme, inscriptions périscolaires) ; contrôler méthodiquement la présence de toutes les pièces obligatoires avant validation.

• Enregistrement et mise à jour de bases de données : Saisir les données sur les logiciels métiers spécifiques de la mairie (ex: logiciels d'état civil, de gestion des listes électorales, ou de gestion des usagers) ; vérifier la conformité des informations saisies pour éviter les doublons ou les erreurs.

• Production de documents administratifs courants : Rédiger et mettre en forme des courriers types, des attestations de dépôt, des bordereaux d'envoi ou des convocations officielles en respectant scrupuleusement la charte graphique et les codes de la correspondance administrative.

• Suivi administratif des décisions : Notifier les usagers par courrier ou e-mail des décisions de la direction (accords, refus, demandes de pièces complémentaires) ; tenir à jour les tableaux de suivi Excel du service.

3. Gestion du Courrier, des Flux d'Information et Logistique du Service

L'agent assure la fluidité de la circulation de l'information au sein du service.

• Traitement quotidien du courrier (Arrivée/Départ) : Réceptionner, ouvrir, trier et dater le courrier postal reçu ; numériser les documents importants et les enregistrer dans l'outil de Gestion Électronique des Documents (GED) ; dispatcher le courrier papier dans les casiers des agents concernés.

• Secrétariat interne : Préparer les envois postaux groupés ou recommandés du service ; gérer les boîtes e-mails génériques de la mairie et transférer les messages aux bons destinataires.

• Suivi logistique et commandes courantes : Contrôler l'état des stocks de fournitures de bureau du service (papier, enveloppes, cartouches d'encre) ; recenser les besoins de l'équipe et saisir les demandes d'achat de premier niveau.

4. Classement, Archivage Réglementaire et Traçabilité

Le respect des obligations légales de conservation des documents publics est au cœur des missions.

• Classement numérique et physique : Ranger quotidiennement les dossiers traités de manière logique, sécurisée et accessible afin de permettre à l'ensemble du service de retrouver immédiatement une information.

• Archivage réglementaire : Préparer, trier et lister les documents administratifs obsolètes en vue de leur archivage de longue durée ou de leur destruction, dans le strict respect des délais légaux de conservation imposés par les Archives Départementales.

Contraintes Spécifiques du Poste :

1. Interruptions constantes et charge mentale : Activité fortement hachée par les sollicitations simultanées (accueil physique des usagers, téléphone qui sonne, urgences internes), exigeant une grande flexibilité et la capacité de se reconcentrer rapidement sur ses dossiers.

2. Postures sédentaires et face-à-face public : Travail statique prolongé face à un écran d'ordinateur (risques de fatigue visuelle et de TMS) associé à une exposition directe aux tensions ou incivilités potentielles du public lors des permanences d'accueil.

Profils recherchés

PROFIL RECHERCHE et COMPETENCES

Compétences techniques :

• Outils bureautiques : Bonne maîtrise du Pack Office (Word pour le traitement de texte, Excel pour le suivi de listes ou de tableaux simples, Outlook pour les e-mails).

• Techniques de secrétariat : Maîtrise des règles de la correspondance administrative (mise en page, formules de politesse) et des techniques d'accueil.

• Logiciels métiers : Capacité à utiliser les logiciels spécifiques des collectivités (ex: logiciels d'état civil, de gestion des listes électorales ou de suivi de courrier).

Qualités professionnelles :

• Sens du service public et diplomatie : Excellente présentation, courtoisie et patience indispensables pour faire face à tous les types de publics (parfois mécontents ou en difficulté).

• Discrétion professionnelle : Respect strict du devoir de réserve et de la confidentialité des informations personnelles des administrés.

• Rigueur et organisation : Méthode dans le classement et vigilance dans la vérification des pièces administratives.

Niveau de Formation & Diplômes :

• Diplômes types : Bac Professionnel AGOrA (Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités, anciennement Gestion-Administration), CAP Accompagnement au Mage, ou BTS Gestion de la PME / Support à l'Action Managériale.

• Les profils sans diplôme spécifique mais dotés d'une forte expérience en secrétariat, accueil ou commerce sont également très recherchés.