Adjoint administratif

Descriptif de l'emploi

Dans le cadre du bon fonctionnement des services municipaux, la commune recrute un agent administratif polyvalent afin d’assurer l’accueil des administrés et la gestion des missions administratives courantes de la mairie.

L’agent contribue à la continuité du service public de proximité à travers l’accueil physique et téléphonique, la gestion de l’état civil, le suivi des dossiers administratifs, la rédaction des arrêtés municipaux, la gestion de la salle des fêtes et la communication communale.

Placé sous l’autorité du maire et la secrétaire générale de mairie et en lien avec les élus municipaux, l’agent assure ses missions en autonomie, dans le respect des procédures administratives et de la réglementation en vigueur.

Missions / conditions d'exercice

Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés.

Informer, renseigner et orienter les usagers.

Assurer le secrétariat courant, la gestion du courrier et le suivi des demandes.

Gestion de l’état civil

Assurer la gestion administrative des actes d’état civil (naissances, mariages, décès).

Préparer et suivre les dossiers de mariage.

Assurer les formalités administratives liées à l’état civil, dans le respect de la réglementation en vigueur.

Gestion administrative communale

Rédiger et assurer le suivi des arrêtés municipaux.

Assurer le suivi des dossiers administratifs et des demandes des administrés.

Participer à la préparation et à la mise à jour des documents administratifs.

Assurer le classement et l’archivage des dossiers.

Gestion de la salle des fêtes

Gérer les demandes de réservation de la salle des fêtes.

Assurer le suivi administratif des locations et des plannings.

Informer les utilisateurs sur les modalités de réservation et les conditions d’utilisation.

Communication communale

Participer à la communication auprès des habitants.

Préparer et diffuser les informations municipales.

Contribuer à la mise à jour des supports de communication de la commune et à la valorisation de la vie locale.

Travail au sein du secrétariat de mairie, en relation directe avec les administrés et les élus.

Relations régulières avec les services administratifs, les partenaires institutionnels et les usagers.

Utilisation des outils bureautiques et des logiciels métiers nécessaires aux missions. BERGER LEVRAULT

Nécessité de respecter les obligations de discrétion professionnelle, de confidentialité et de neutralité du service public.

Organisation du travail selon les horaires d’ouverture de la mairie.

Polyvalence nécessaire en raison de la diversité des missions confiées.

Respect des délais réglementaires et des échéances administratives.

Disponibilité et capacité d’adaptation en fonction des besoins de la collectivité.

Respect strict de la confidentialité des informations et des données personnelles des administrés.

Profils recherchés

Formation en secrétariat, gestion administrative ou domaine équivalent souhaitée.

Une expérience dans un poste administratif, idéalement au sein d’une collectivité territoriale, serait appréciée.

La connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives constitue un atout.

Connaissance des règles de fonctionnement d’une mairie et des collectivités territoriales.

Connaissance des procédures administratives courantes et des règles relatives à l’état civil.

Notions relatives à la rédaction des actes administratifs et des arrêtés municipaux.

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.

Connaissance des règles de confidentialité et de discrétion professionnelle.

Accueillir, renseigner et orienter les administrés avec professionnalisme.

Rédiger des courriers, documents administratifs et arrêtés municipaux.

Assurer le suivi et le classement des dossiers administratifs.

Traiter les demandes des usagers et respecter les délais impartis.

Utiliser les logiciels bureautiques et les outils informatiques.

Organiser et assurer le suivi des réservations de la salle des fêtes.

Participer à la rédaction et à la diffusion des informations communales.

S’adapter à la diversité des missions et gérer plusieurs tâches simultanément.

Sens de l’accueil, de l’écoute et du service public.

Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe.

Rigueur, organisation et méthode.

Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

Autonomie, polyvalence et capacité d’adaptation.

Esprit d’initiative et sens des responsabilités.

Disponibilité, réactivité et diplomatie dans les relations avec les administrés et les élus.

Bonne expression orale et écrite.