Adjoint administratif

Descriptif de l'emploi

Sous la direction de la secrétaire générale, l'agent a pour mission d'assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie et de l'agence postale ainsi que des missions d'état civil, élections et cimetière.

Missions / conditions d'exercice

AGENCE POSTALE COMMUNALE (30%)

Assurer les services postaux, les services financiers et les prestations associées d’une agence postale communale.

- Tout affranchissement manuel,

- Vente de timbres postes à usage courant

- Vente d’enveloppes et prêt-à-poster

- Dépôt des objets y compris recommandés

- Retrait des lettres et colis en instance

- Retrait d’espèces sur compte courant postal

- Retrait d’espèces sur Postépargne ou livret d’épargne

- Gestion des stocks et des fonds

ACCUEIL MAIRIE (70%)

Accueil physique et téléphonique

Accueillir, identifier, renseigner les usagers,

Gérer le trafic téléphonique : recevoir et acheminer des communications, renseigner, filtrer et orienter,

Recevoir, filtrer et transmettre des messages par messagerie vocale et électronique,

Gérer les demandes de la population,

Délivrer des documents administratifs (attestations, etc.)

Réceptionner les demandes d’urbanisme, enregistrement sur Cart@ds et remise du récépissé de dépôt.

Gestion du courrier

Enregistrement et affranchissement des courriers arrivés et départs et transmission des courriers arrivés à la secrétaire générale.

Exécution de tâches administratives diverses

Mise à jour des fiches inscriptions puis réception et traitement des demandes d’inscription des enfants dans les écoles et à la cantine municipale.

Arrêtés de débits de boisson, de voirie, assainissement, SPANC, SIEML, ENEDIS,

GESTION ADMINISTRATIVE DE L’ETAT CIVIL

Accueil physique et téléphonique du public (mariage, naissances, décès, demande d’actes…)

Enregistrement de tous les actes d’état civil et de tous les documents annexes.

Mise à jour et tenue des registres d’état civil ;

Préparation des mariages, PACS.

Procéder au recensement citoyen.

Gestion des plannings élus + salles

SUIVI ET GESTION DU CIMETIERE

Procéder au suivi des affaires funéraires

Etablissement des actes de décès

Délivrance de l’ensemble des documents nécessaires aux obsèques (autorisation d’inhumation, de crémation, d’ouverture de concession, etc…)

Interagir avec les Pompes funèbres

Suivi et collecte des vacations et taxes funéraires.

Assurer la gestion du cimetière

Délivrance et contrôle des titres de concessions (achat, renouvellement, statut des ayants-droits, …)

Création et mise à jour des dossiers de concessions.

Suivi des demandes de travaux dans l’enceinte du cimetière

Mettre à jour et faire respecter le règlement du cimetière

Tenue des différents registres (dispersion, inhumation, concessions, etc…)

Suivi et coordination des procédures de le reprise de concessions.

GESTION DES ELECTIONS

Révision et refonte des listes électorale (inscriptions, radiations, changement d’adresse…)

Organisation des réunions de la commission de révision des listes électorales

Edition des cartes d’électeurs et de tous les documents électoraux.

Organisation des scrutins

Mise en place des bureaux de vote et de tout le matériel nécessaire

Participation aux scrutins : permanences, procurations, dépouillement…

Profils recherchés

Savoirs être

Disponibilité vis-à-vis des administrés

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Savoir faire

Avoir des qualités relationnelles

Maitrise de l’outil informatique

Être rigoureux et organisé

une expérience dans un poste similaire serait un plus