Adjoint administratif polyvalent

Descriptif de l'emploi

Assistant(e) de gestion administrative et chargé(e) d'accueil

Missions / conditions d'exercice

Activités et tâches principales :

- Accueil physique et téléphonique du public ;

- Traitement et gestion du courrier et des courriels ;

- Tenue des registres et traitement de l'Etat civil (naissance, décès, mariage, PACS, reconnaissance, changement de nom...) ;

- Participation à l'organisation des mariages, parrainages civils et PACS ;

- Gestion du cimetière et des affaires funéraires (gestion des concessions, délivrance des autorisations pour les opérations funéraires) ;

- Traitement et suivi du recensement citoyen ;

- Traitement des demandes d'attestation d'accueil ;

- Délivrance de certificats, certifications conformes ;

- Traitement des demandes de débit de boissons ;

- Enregistrement et traitement des demandes d'inscription sur les listes électorales ;

- Participation à l'organisation des élections politiques ;

- Traitement et suivi du tirage au sort des jurés d'assises ;

- Gestion du CCAS (réalisation du budget, gestion de la comptabilité, gestion de la paie, gestion du déroulement de carrière des agents, traitement des demandes d'aides sociales, organisation des réunions, présence aux séances du conseil d'administration, rédaction des délibérations...) ;

- Gestion de la comptabilité (suivi des titres en section de fonctionnement et facturations des services extrascolaires et périscolaires) ;

- Gestion de la réservation et tenue du planning des salles de la collectivité ;

- Gestion des logements communaux et des logements du CCAS (rédaction des baux, publication des annonces de location...) ;

- Gestion de l'information municipale (site Internet, application IntraMuros, panneau d'affichage numérique, bulletin municipal, panneaux d'affichages...) ;

- Gestion des cérémonies ;

- Gestion des archives communales.

Activités secondaires :

- Traitement des demandes d'autorisation d'urbanisme en l'absence de l'agent responsable du service (réception, enregistrement et transmission au service instructeur) ;

- Réalisation de diverses tâches d'appui administratif pour le secrétaire général de mairie.

Profils recherchés

Compétences techniques :

Connaissance de l'environnement institutionnel et des processus décisionnels des collectivités territoriales ;

Connaissance des techniques d'accueil ;

Connaissance des techniques de rédaction administrative, des supports informatiques de bureautique (Excel / Word), de messagerie informatique (Outlook) et des logiciels métiers (Etat civil, élections, comptabilité...).

Qualités relationnelles :

Avoir le sens du service public ;

Faire preuve de discrétion et de neutralité ;

Assurer un bon niveau de qualité d'accueil et disposer d'une bonne qualité d'écoute et de dialogue ;

Être sérieux/se, organisé/e, rigoureux/se et méthodique ;

Être réactif/ve et avoir le sens des priorités ;

S'adapter aux situations ;

Savoir rendre compte à sa hiérarchie ;

Faire preuve de grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec gestion éventuelle de tensions dans la relation au public.

Une expérience dans le domaine de l'accueil, des tâches administratives, de l'Etat civil, des élections et de la comptabilité sera vivement appréciée.