Adjoint administratif polyvalent

Descriptif de l'emploi

Missions du poste :

L’agent est en charge des activités liées à la compétence de la gestion de l’Accueil et travaux administratifs courants selon l’organisation de la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

Activités et tâches principales du poste :

• Accueil physique et téléphonique des usagers, savoir retranscrire et transmettre une demande au service concerné, gérer les priorités,

• Tenue de l’accueil (propreté et visibilité), afficher et mettre à disposition tout document d’information, veiller à la mise à jour et à la bonne tenue du panneau d’affichage

• Gestion du courrier entrant et sortant et documents administratifs,

• Effectuer des tâches de secrétariat courant : saisie, classement, archivage, photocopies et numérisation,

• Renseigner les administrés sur les démarches d’Etat Civil, délivrance d’actes administratifs, enregistrer les demandes de recensement militaire,

• Renseigner les usagers concernant les démarches électorales,

procéder au traitement et suivi des dossiers soumis à la commission de contrôle, enregistrer les demandes d’inscription, changement d’adresse, radiation,

• Accueillir et renseigner les associations concernant la disponibilité des salles, enregistrer les demandes, tenir et mettre à jour le planning avec l’adjoint(e) à la vie associative, suivi des demandes de matériel,

• Accueillir et renseigner les administrés concernant la disponibilité des salles, enregistrer les demandes, tenir et mettre à jour le planning, suivi des demandes de matériel,

• Suivi des stocks de fournitures administratives courantes, réapprovisionnement

• Participer à la préparation et à l’organisation du recensement de la population tous les 5 ans en lien avec le coordonnateur communal, assurer l’accueil et l’information des administrés concernant les modalités du recensement

Positionnement hiérarchique du poste : sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services

Profils recherchés

Compétences nécessaires :

Savoir-faire :

• Maitrise de l’outil informatique et bureautique,

• Maîtrise de l’expression écrite et orale,

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,

• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs

• Gestion et suivi d’une procédure,

• Travail en autonomie,

• Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs,

• Classer et rechercher des informations,

• Connaissances des procédures liées aux élections,

• Gérer un planning,

• Communiquer efficacement avec les différents interlocuteurs.

• Connaissances des procédures liées au recensement

Savoir-être :

• Rigueur et sens de l’organisation,

• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité,

• Qualités relationnelles et sens du service public

• Capacité à travailler dans l’urgence,

• Disponibilité pendant les périodes électorales,

• Esprit d’équipe,

• Adaptabilité,

Conditions particulières du poste :

• Travail en bureau (téléphone, photocopieur, matériel de bureautique, etc. …)

• Horaires réguliers avec possibilité d’amplitude en fonction des obligations du service

• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité