Adjoint administratif polyvalent

Descriptif de l'emploi

Assistant(e) de gestion administrative et chargé(e) d'accueil.

Gestion administrative : accueil du public, état civil, élection, gestion des agendas et des salles communales, organisation des festivités et suivi des dossiers administratifs.

Missions / conditions d'exercice

Missions

Sous l'autorité du maire, en lien avec les élus et sous la supervision du secrétaire général de mairie, vous assurez le fonctionnement administratif de la commune dans les domaines suivants.

Accueil et secrétariat

• Accueil du public et standard téléphonique,

• Gestion du courrier et des mails, courriers du maire, affichages,

• Gestion des certificats d'hébergement, demandes de vide-maison, déclaration des manifestations sportives sur manifestationsportive.fr,

• Suivi des dossiers de taxi, réception des demandes de chambres d'hôtes et gîtes (transmission pour la taxe de séjour),

• Gestion du site RESANA (courriers reçus de la préfecture, élections, ERP),

• Enquêtes annuelles sur l'enseignement à la maison.

État civil

• Rédaction des actes d’état civil,

• Préparation annuelle des registres et envoi d'un exemplaire au tribunal judiciaire.

Élections et recensements

• Gestion des inscriptions et radiations, mise à jour sur Elire et Magnus,

• Organisation des scrutins,

• Recensement militaire (tous les trimestres) et de la population (tous les 5 ans).

Affaires scolaires et périscolaires

• Organisation, gestion et facturation de l’ensemble des services périscolaires.

Personnel communal

• Gestion du personnel périscolaire et technique.

Conseil municipal et administration communale

• Préparation et gestion des conseils municipaux, rédaction des délibérations et du procès-verbal, en l’absence du Secrétaire général de mairie,

• Rédaction des arrêtés (selon le besoin),

• Gestion des demandes de subventions.

Vie locale, cérémonies et action sociale

• Planification et suivi des cérémonies,

• Gestion des actions associatives et sociales en faveur des ainés et jeunes,

• Gestion et planification des salles communales,

Sous la supervision du secrétaire général de mairie :

Urbanisme

• Réception et enregistrement des dossiers d'urbanisme,

• Information de premier niveau des administrés sur le dépôt de leurs dossiers.

Finances

• Enregistrement des dépenses et des recettes (notions de comptabilité communale),

• Notion de la gestion de la paie et des contrats.

Profils recherchés

Profil recherché

Vous avez une expérience d’agent polyvalent de mairie ou en collectivité, et vous savez gérer en autonomie des dossiers variés.

Savoir-être

• Discrétion et respect du secret professionnel,

• Sens du service public et qualités d'accueil,

• Rigueur, autonomie et polyvalence,

• Disponibilité ponctuelle (séances du conseil, scrutins, cérémonies).