Adjoint administratif polyvalent

Descriptif de l'emploi

Ce poste est créé suite à une augmentation de la charge de travail, notamment le volet communication.

L'agent :

• Travaille en collaboration étroite avec les élus et sous l’autorité du SGM et du maire

• Organise en autonomie son travail

Missions / conditions d'exercice

• Secrétariat du Maire et des élus

- répondre aux courriers divers (particuliers, administrations…)

• Accueil physique et téléphonique du public

- accueillir et renseigner le public

- gérer les locations et mises à disposition (salles et matériels)

- gérer les relations avec les associations et autres partenariats

• Etat civil

- Enregistrer et rédiger des actes d’Etat Civil, apposer les mentions marginales, tenir les registres EC

- Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d’Etat Civil.

- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité

- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire

- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil

• Formalités administratives et comptables diverses

- Assurer le recensement militaire

- Assurer la facturation garderie, transport scolaire

- Préparer les titres de recettes

• Cimetière

- Assurer la tenue des registres du cimetière à jour et gérer la bascule vers la dématérialisation

• Communication

- gestion de la visibilité de la collectivité vis-à-vis des autres administrations mais aussi du public. Pour cela, il faut incrémenter très régulièrement les outils que sont PanneauPocket et CentaureSystem, la page Facebook, le site internet de la collectivité

• Comptabilité

- Gestion des titres des locations diverses (salle des fêtes, logements locatifs)

• Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public

Profils recherchés

• Connaissances de la Fonction Publique Territoriale

• Capacités en termes de techniques de communication et de l’information

• Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité en matière d’état civil

• Connaissances des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs

• Connaissances des réseaux stratégiques d'information

• Techniques d'écoute active et de médiation, de gestion des conflits

• Technologies de l'information et de la communication

• Connaissances des méthodes et outils de l'évaluation