Adjoint administratif Secrétariat de Direction

Vos missions en quelques mots

Le secrétariat de direction est un relai essentiel pour l’équipe de direction du centre pénitentiaire de Paris-la-Santé. Il joue un rôle d’assistance auprès d’elle en assurant des fonctions de secrétariat, d’enregistrement, de classement et d’actualisation de la base documentaire.

Il veille à orienter correctement les demandes, qu’elles soient transmises en présentiel, par téléphone ou par mail.

Il diffuse auprès des personnes intéressées les informations et décisions communiquées par la direction.

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Missions :

- Gestion de la boîte mail structurelle du secrétariat de direction

- Gestion du standard téléphonique et réorientation des appels ;

- Enregistrement et répartition du courrier entrant ;

- Gestion du serveur commun du secrétariat de direction, de telle façon à ce que les informations utiles puissent être retrouvées intuitivement ;

- Gestion de l’agenda électronique du chef d’établissement ;

- Rédaction et mise en forme de courriers, comptes-rendus et documents divers ;

- Rédaction et diffusion de notes de services et d’informations à la population pénale ;

- Diffusion des informations générales transmises par la direction ;

- Actualisation et mise en forme des délégations de signature ;

- Suivi et diffusion hebdomadaire des permanences et astreintes ;

- Gestion du planning d’occupation de la salle de réunion ;

- Classement et archivage des divers documents, notes de service, courriers… ;

- Participation à l’accueil des nouveaux personnels : création des cartes d’accès à l’établissement et actualisation régulière du trombinoscope des personnels ;

- Suivi et actualisation de la base documentaire contrôlée dans le cadre des audits de labellisation ;

- Archivage des documents individuels concernant les personnes détenues dans leurs dossiers pénal au greffe ;

- Prise en charge et accompagnement des personnes ayant rendez-vous avec la direction ;

- Gestion d’un badge parking « invité »

Profil recherché

Connaissances Maîtrise des principaux logiciels informatiques word, excel, open office et des logiciels spécifiques GENESIS

Savoir-faire Disposer de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles

Savoir-être Rigoureux Ordonné Avoir le sens de l’organisation Polyvalent

IFSE : 2

Organisation de travail

Poste administratif avec des plages en horaires fixes et plages en horaires variables du lundi au vendredi

Restauration

Cantine des personnels

Accessibilité en transport / Parking

RER B DENFERT-ROCHEREAU / Métro Ligne 6 GLACIERE

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI ☐ NON ✔

Vacant à partir du 09/07/2026

Secrétaire