ADJOINT AU CHEF DE BUREAU COURRIER ET SECRETAIRE ASSISTANTE

Vos missions en quelques mots

- Garantir la distribution de toute la correspondance numérique dans l’organisme ; - Contrôler le courrier émanant des différents services et en assurer l’expédition vers les organismes externes ; - Vérifier la conformité des documents soumis à la signature du chef d’organisme ou adjoint ; - Réceptionner le courrier physique, le trier, l’enregistrer et le distribuer dans les diverses cases des correspondants ; - Enregistrer et établir la liste de distribution des correspondances officielles des systèmes d’informations utilisés et la proposer à l’OSA ; - Editer et mettre à la signature les services de garde régimentaire et la décision du corps ; - Assurer l’accueil des visiteurs ou correspondants téléphoniques, les orienter en fonction de leurs demandes et leurs besoins (filtrage, analyse, exploitation des messages) ; - Editer les documents courants et les proposer à l’OSA ; - Assurer la gestion du pointage journalier et renseigner les documents spécifiques au secrétariat ; - Assurer Les prestations organisées par l’OSA ; - Présenter et former le personnel sur le SI CORAIL ; - Etre en mesure de suppléer le chef de secrétariat.

Profil recherché

Maitriser les fonctionnalités principales de l’outil bureautique et logiciels de base Word principalement et à la marge Excel et PowerPoint. Etre en mesure d’utiliser des système d’information spécifiques (CORAIL, MUSE, SSF, …) suite à formation à poste. Connaître les méthodes de classement et l’utilisation d’une communauté de travail informatique. Appétence pour la communication L’agent a une obligation de discrétion et doit détenir une habilitation pour cet emploi.

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV est obligatoire

Personnes à contacter

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NBI : 10 points Restauration sur place Proximité : école maternelle, primaire, collège, lycée, lycée technique, CFA Proximité gare : liaison Muret - Toulouse

L’agent a une obligation de discrétion et doit détenir une habilitation pour cet emploi. Formations associées à la prise de poste : Administration et Secrétariat (Word, Excel, Power-point, Géodis) Perspective métier : Secrétaire de direction

Vacant à partir du 01/01/2027

Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager