Adjoint au chef de bureau des services généraux et des cérémonies (F/H)

Vos missions en quelques mots

L’adjoint au chef de bureau des services généraux et des cérémonies en charge des services généraux (F/H) veille au bon déroulement de la logistique fonctionnelle et événementielle et à l’entretien de l’ensemble immobilier Sorbonne et de ses annexes. Il coordonne, sous la responsabilité du chef de bureau, les interventions pour les équipes rattachées : courrier, standard et agents d’entretien de la Chancellerie.

Activités principales :

• Animer et encadrer une équipe de 5 agents aux bureaux du courrier et du standard et 2 techniciennes de surface

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• Piloter et suivre les activités logistiques du courrier, du standard et du parc automobile à l’aide de fiches de procédure et d’indicateurs

• Etablir les besoins en nettoyage et rédiger les cahiers de charges techniques particuliers pour les prestations de nettoyage des sites, analyser les offres

• Préparer les études préliminaires et suivre les prestations externalisées (nettoyage, entretien des espaces verts, dératisation, désinsectisation, déménagements…)

• Communiquer toutes anomalies de nettoyage des locaux affectés aux établissements affectataires en Sorbonne auprès des homologues concernés et proposer un réexamen de la répartition des prestations si nécessaire

• Définir et suivre les procédures et la traçabilité du traitement des déchets : collecte sélective, réduction et valorisation selon le protocole défini au PAE

• Mesurer les activités sur tableaux de bord et rendre compte des indicateurs de performance fixés sur les domaines d’activité

• Tenir le planning de réservation des véhicules, veiller aux respects des procédures définies et au suivi de gestion

• Assurer l’interface de la gestion des stocks liée aux interventions et la gestion de l’inventaire des matériels d’entretien et des cérémonies

• Appliquer et faire appliquer les règles d’hygiène et de sécurité des personnels rattachés selon leurs spécificités,

• Suppléer le chef de bureau pendant son absence dans ses activités de coordination des services et de l’atelier rattachés et participer à l’encadrement de l’ensemble des personnels

Activités secondaires :

• Préparer les besoins matériels, en personnels et équipements audiovisuels des cérémonies, veiller au bon déroulement de la prestation, en cas d’absence du chargé des cérémonies

Profil recherché

Compétences opérationnelles :

• Connaissances générales des techniques utilisées dans les différents domaines de la logistique

• Connaissances générales de la réglementation en matière d’hygiène, de sécurité et d’environnement liées à la manipulation et aux stockages des matériaux et produits utilisés

• Encadrer et animer une équipe

• Notions de base de la réglementation ERP

• Connaissances générales des risques et des moyens de prévention

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• Connaissances générales sur la réglementation des marchés publics

• Notions de base en réglementation financière d’un EPA

• Utiliser les outils informatiques appliqués en gestion immobilière (type ABYLA) et maitriser les outils de bureautique (EXCEL, WORD, messagerie électronique…)

• Rendre compte de son activité à sa hiérarchie

Compétences comportementales :

• Sens de l’organisation, de la rigueur dans les procédures, de l’anticipation et de l’autonomie

• Esprit d’analyse et de synthèse

• Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles

• Savoir gérer les situations d’urgence

• Prévenir les conflits au sein d’une équipe

• Respecter les règles d’hygiène et de sécurité

• Travailler en équipe

• Fiabilité

• Sens de l'initiative

• Sens de la confidentialité

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Langues

• Français Autonome

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

• L’activité du service s’exerce sur l’ensemble du site dans et/ou hors des bâtiments du Rectorat de Paris • L’activité peut entraîner des contraintes horaires et des sujétions particulières • Elle peut exiger le permis de conduire adapté aux besoins

Gestionnaire logistique