ADJOINT(e) Administratif Ppal 1ere classe

Descriptif de l'emploi

Sous la directive du maire, la/le secrétaire met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et soutient les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

Missions / conditions d'exercice

Missions / conditions d'exercice

1 - Accueillir, renseigner la population et instruire les dossiers sur les domaines de : l'état civil, les élections, l'urbanisme, l'aide sociale.

2 - Assister et conseiller les élus, préparer le conseil municipal, les délibérations, les commissions, les arrêtés du maire.

Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers, rédiger tous type de documents, comptes rendus

Constituer et mettre à jour tous dossiers

Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs

Vérifier la validité des informations traitées

Gérer et actualiser une base d’informations, les tableaux de bords

Tenir les registres, transmettre les actes et en assurer la publicité

Participer à l’élaboration et la mise en œuvre de procédures

Classer et archiver les différents documents

3 – Aider à préparer, mettre en forme et suivre l'exécution du budget.

4 - Suivre les marchés publics et les subventions.

5 – Aider à la gestion la comptabilité : engagements de dépenses et titres de recettes.

6 - Aider à la gestion du personnel (gestion des temps, paie).

7 - Gérer le patrimoine communal et suivre les travaux.

8 - Gérer les dossiers d'urbanisme : forte expertise demandée.

9 - Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les partenaires.

Rédiger et communiquer les documents administratifs aux usagers (actes d'état civil: naissance, mariage, décès)

Gérer le domaine funéraire

Inscription sur liste électorale

Assurer l'accueil en urbanisme et mettre en œuvre les décisions en matière d'urbanisme

Définir les besoins en matériels

Suivre l’état des stocks et transmettre les commandes de produits consommables

Gérer le courrier sortant des services : enregistrement, mise sous pli, affranchissement et envoi

Élaborer et suivre l’exécution d’un dispositif de rangement des documents papiers et informatique

Gérer le patrimoine et les équipements municipaux

Gérer les locations des salles et appartements communaux

Définir les besoins en matériels et équipements

Planifier la gestion des équipements

Évaluer le patrimoine et les risques

Assurer l’accueil téléphonique, physique et électronique du public

Représenter et valoriser l’image et les missions de la collectivité

Adapter sa communication à des publics différents

Gérer les mails entrants : consultation régulière et quotidienne et assurer une réactivité des réponses

Réceptionner, enregistrer, filtrer et adresser sans délai tout type de messages au bon interlocuteur en interne

Conseiller les agents /les collectivités sur les missions et le fonctionnement de la collectivité

Informer le public sur les missions et le fonctionnement de la collectivité

Renseigner et orienter le public vers les services externes compétents

Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition

Profils recherchés

Profil recherché

- SAVOIRS :

- Plusieurs années d’expérience dans la fonction de secrétaire de mairie

- connaissance du territoire de PESMES

- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;

- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, les règles d'état civil et d'urbanisme ;

- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;

- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;

- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

Connaitre et appliquer la législation funéraire

Connaitre et appliquer la règlementation en matière d'assurance

Connaitre la nature des actes produits par les communes, la hiérarchie des normes, les conditions de la mise en jeu de la responsabilité pénale

Connaître les méthodes et outils d'analyse et du contrôle des coûts

Connaître le cadre réglementaire de la délégation de service public

Connaître les règles d'urbanisme

Connaître la réglementation des ERP

Connaître le cadre réglementaire de la responsabilité civile et pénale

Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats

Connaître des sources documentaires et d’informations

Connaître les techniques de secrétariat

Connaitre et utiliser les techniques d'élaboration des tableaux de suivi des activités et des tableaux de bord

Savoir rédiger les différents types de documents administratifs

Appréhender les méthodes de classement et d’archivage

Connaître les techniques de la dématérialisation de documents

Avoir une bonne connaissance des outils bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint, publisher)

Connaitre et utiliser le standard téléphonique, les annuaires, internet, les progiciels liés à son poste

Connaître les techniques de gestion de conflits (à approfondir)

Connaître les techniques d’accueil physique et téléphonique, notamment savoir conseiller, informer, accueillir, orienter

Connaître les techniques de communication

Connaitre les techniques de la gestion du temps et l'organisation de son travail

- SAVOIR FAIRE :

- Polyvalence dans les fonctions

- respecter les délais réglementaires ;

- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;

- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;

- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;

- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;

- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;

- contrôler et évaluer les actions des services ;

- piloter, suivre et contrôler les activités des agents dans le cadre de la prévention.

- SAVOIR ETRE :

- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;

- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;

- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.

Savoir situer son poste dans l’organigramme

Être ponctuel, respecter les horaires de travail

Sens du service public

Sens de la hiérarchie

Esprit d’équipe

Savoir rendre compte

Etre rigoureux, efficace, réactif et consciencieux

Faire preuve de disponibilité et d’adaptation

Qualité relationnelle, diplomatie, disponibilité