Adjoint en gestion administrative - F/H

Vos missions en quelques mots

Activités principales :

• Exécuter des actes administratifs et de gestion courante, et les tâches habituelles de secrétariat de la scolarité pédagogique et administratif • Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au bon fonctionnement de la structure : accueil téléphonique, accueil physique (public, enseignants…), mails …courrier • Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes : inscription des adhérents, installation et suivi du matériel pédagogique, • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...) et diffuser • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (Apogée …), élaboration de statistiques • Assistance à l'équipe : élaboration des plannings d'intervention, collecte et mise en forme des contenus de cours, organisation de réunions …. • Participer aux campagnes d'inscription et évènements organisés • Planning des salles, tenue des absences • Classer et archiver des documents • Appliquer et respecter la réglementation imposée • Appui technique : site web, tableaux d'affichage et télédiffusion

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Positionnement hiérarchique :

Aux côtés de l'équipe UTL site d'Aix en Provence, et en articulation étroite avec la coordinatrice du site et la direction à Marseille.

Profil recherché

Connaissances et savoirs :

Très bonne maîtrise de l’outil informatique général et de l’élaboration de documents Techniques d’accueil (téléphonique, physique) et relationnel Très bonne maîtrise de la langue française Travailler en équipe Polyvalence

Savoir-faire :

Accueillir Suivre Rédiger Classer Rendre compte Utiliser les logiciels spécifiques, notamment APOGEE et les outils bureautiques

Savoir-être :

Sens de l’accueil et de l’écoute Autonomie et disponibilité Rigueur et réactivité Sens de l’organisation Adaptabilité et curiosité Esprit d’équipe et capacité d’adaptation

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Un processus de recrutement fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé : - Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail) - Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable - La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travai

Conditions particulières d'exercice :

Le contexte de travail requiert adaptabilité et réactivité aux besoins du public, à l'évolution des outils de gestion et de formation. A plusieurs moments de l'année, l'intensification des taches et la demande de réactivité conséquente pourront créer un contexte de pression. Possibilité d'amplitude horaire importante. L'équipe est soudée autour d'une vision partagée de la mission, d'une motivation commune et une communication fluide entre chacun des membres. La diversité des thèmes de formation et du public crée un environnement dynamique et stimulant. La taille très humaine des équipes permet implication et valorisation.

Vacant à partir du 02/01/2026

Gestionnaire de scolarité