Adjoint en gestion administrative H/F

Vos missions en quelques mots

Missions principales de l'agent.e :

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire an fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes e: externes

Mission N°1 : Gestion financière

• Établir les bons de commandes • Effectuer les réceptions • Liquider les factures • Gestion des workflows • Effectuer les relances de bon de livraison auprès du réseau acheteur et el factures auprès des fournisseurs. Régler les litiges fournisseurs • Gestion des cartes achats • Création fournisseurs et agents dans les bases de données • Mise à jour de tableaux de bord • Classement et Archivage des pièces justificatives

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Mission N°2 : Soutien gestion des missions

• Établir un ordre de mission, • Traiter les notes de frais • Réservation des hébergement et billetteries • Réservation traiteur/restaurant (installation traiteur) • Mise à jour de tableaux de bord • Classement et Archivage des pièces justificatives

Mission N°3 : Soutien à l’activité d’accueil/réception

• Permanences à l’accueil (orientation des visiteurs et livreurs / information des livraisons aux acheteurs) en cas d’absence de l’agent titulaire en poste

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Culture administrative et élaboration des documents • Culture internet • Connaissance des EPSCP/EPST • Connaissance Sifac + / Sifac / Geslab / ESR Mission serait apprécié • Maîtrise de l’anglais fortement souhaitée

Savoir-faire :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe • Savoir rendre compte • Pratique et maitrise des outils bureautiques et des outils de réservation de voyages et de frais de mission • Outils de communication (logo, plaquettes) • Connaissance des outils budgétaires serait un plus

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Savoir-être :

• Rigueur, organisation, discrétion, sens du service, adaptabilité • Aptitude à travailler en groupes de travail, en équipe et à distance • Capacité d’accueil et interaction avec des personnalités extérieures et aussi étrangères, bon contact relationnel • Nécessité d'une plus grande polyvalence

Vacant à partir du 13/07/2026

Assistante / Assistant de direction