Adjoint en scolarité - H/F

Vos missions en quelques mots

Activités principales :

Gérer la scolarité des 5 programmes de Licence (310 étudiants) :

Licence Science Politique

Double Licence Histoire - Science Politique

Double Licence Droit - Science Politique

Double Licence Philosophie - Science Politique

Double Licence Économie - Science Politique

• Organiser et préparer les séances de Pré-rentrée et effectuer les inscriptions pédagogiques (IPWEB),

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• Assurer le bon déroulement des enseignements : suivi des semestres d’enseignement, planning, documentation, information et accompagnement des étudiant·e·s,

• Organiser les 3 séquences d’examens : collecte et reprographie des sujets d’examen, planifier les sessions : calendrier, surveillances enseignantes et administratives, tiers-temps, examens terminaux, et convocation des étudiants,

• Contrôler la délivrance des diplômes : assurer l’organisation des jurys de délibération, saisie et reports des notes, vérification des calculs (Logiciel APOGEE) et délivrance des diplômes en conformité avec le règlement du contrôle des connaissances (RCC),

• Contrôler la légalité des procédures mises en œuvre (stages, césures, contrôle des connaissances, examens, délivrance des attestations et diplômes …),

Organiser les campagnes de candidatures

• Accueillir et informer les candidats,

• Vérifier la conformité des dossiers au regard des documents demandés

• Organiser les commissions pédagogiques d’admission

• Traiter les réponses aux candidatures sur le logiciel E-Candidat,

• Traiter les admissions et accompagnement des étudiants jusqu’à leur inscription pédagogique

Gestion des stages

• Conseil et accompagnement des étudiants dans leur recherche de stages, contrôle réglementaire et traitement des conventions de stage (Application Pstage)

• Remontée des déclarations nominatives et statistiques

Maquettage et modélisation des diplômes

• Vérification de la modélisation des programmes, règles de calcul, maquettage des PV et relevés de notes, en relation avec la mission APOGEE

Profil recherché

Compétences requises ou souhaitées :

• savoir utiliser les logiciels APOGEE, E-Candidat, IPWEB et PSTAGE

• savoir utiliser les logiciels de bureautique Word, Excel, Thunderbird

• savoir rédiger

• accueillir le public et être à son écoute

• connaître l’organisation de la composante et ses activités, ainsi que

• l’organisation de l’université,

• connaître les dispositifs et règlements applicables aux diplômes, aux stages, et programme Erasmus

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• savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise

• savoir s’impliquer dans un travail de groupe

• savoir être organisé, méthodique, rigoureux ponctualité, disponibilité

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Relations fonctionnelles et environnement du travail :

• Elle·Il travaille avec la Coordinatrice des Licences qui assure l’encadrement de proximité

• Elle·Il fait partie d’une équipe administrative de 9 personnes

• Elle·Il sera accompagné·e, pour ce qui concerne la conduite des cursus, par les responsables pédagogiques • La·Le gestionnaire partage son bureau avec d’autres gestionnaires de formations (Licence 2 et 3 ). Une certaine complémentarité existera entre les agents. À ce titre, en cas d’absence de sa·son collègue, elle·il doit être en mesurer de renseigner les étudiant·e·s et enseignant·e·s de ces formations.

Principaux interlocuteurs :

• enseignant·e·s titulaires et vacataires de l’UFR

• étudiant·e·s inscrit·e·s et candidat·e·s

• Responsables pédagogiques et directeur·trice·s d’études des programmes de la Licence Science politique et des doubles Histoire, Philosophie, Droit et Economie / Science Politique

• Direction des Etudes et de la vie universitaire : service Apogée, service des inscriptions, diplômes et service vie étudiante

• Direction des relations internationales (Inscription des étudiants titulaires de diplômes étrangers)

• Ecole d’Economie de la Sorbonne (EES), Ecole d’Histoire de la Sorbonne (EHS), Ecole de droit de la Sorbonne (EDS) -Pôle Licence, coordination des UFR de science humaines et UFR 10 Philo pour les doubles diplômes organisés conjointem

Susceptible d'être vacant à partir du 01/10/2026

Gestionnaire de scolarité