Adjointe administrative/Adjoint administratif au tribunal judiciaire de Montbrison

Vos missions en quelques mots

L’adjoint administratif est chargé de fonctions administratives d’exécution, comportant la connaissance et l’application de règlements administratifs. Il peut également être chargé de fonctions d’accueil et de secrétariat. Il peut exercer ses fonctions dans tous les services judiciaires.

Activités principales :

1- Direction/ Administration / Gestion

1-1 Secrétariat

Enregistrer le courrier, en assurer le suivi et le classement

Afficher la suite

Organiser la documentation

Diffuser et afficher l'information

Dactylographier et mettre en page les documents

Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord

1-2 Accueil

Orienter les usagers vers le service ou l'interlocuteur compétent

Donner des renseignements d'ordre général

Mettre à disposition les listes et les coordonnées des partenaires institutionnels

1-3 Classement et archivage

Organiser et suivre le plan de classement du service

Archiver les documents et les dossiers

2- Droit/ Procédure

2-1 Enregistrement des procédures

Réceptionner les pièces de procédure

Enregistrer dans les applicatifs métiers

Mettre le dossier à la disposition des avocats

Gérer la communication électronique du dossier

Transmettre les dossiers aux services compétents

2-2 Réception et préparation d’actes, de certificats de dépôt, de certificats de non-recours

2-3 Aide à la préparation et au suivi des audiences

Établir les avis, les convocations...

Préparer la notification des décisions

Classer les pièces au dossier

2-4 Gestion des originaux et copies

Classer les originaux au rang des minutes

Apposer les mentions nécessaires sur les minutes

Préparer la délivrance des copies

3- Logistique / Fonctionnement

3-1 Accueil, information et renseignement

Compétences attendues

Savoirs : -Applicatif(s) métier(s) -Circuits administratifs -Organisation judiciaire et administrative -Outils bureautiques

Savoir-faire : -Alimenter les tableaux de bord et statistiques -Donner une information juridique et/ou procédurale -Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique -Maîtriser les techniques de classement et d'archivage -Maîtriser les nouvelles technologies -Travailler en équipe

Savoir-être : - Avoir le sens de l'organisation - Avoir le sens des relations humaines - Faire preuve de discrétion - Faire preuve de polyvalence.

Groupe IFSE : 2 ** Socle indemnitaire 4800 € bruts annuels

Durée d’affectation attendue sur le poste : 3 ans

Tous les adjoints administratifs extérieurs au ministère de la justice qui souhaitent candidater par la voie du détachement devront prendre attache avec le recruteur pour recevoir la note de mobilité ainsi que la fiche de candidature utile.

Par ailleurs ils devront transmettre les documents suivants :

- leur formulaire de candidatures, a remplir manuellement, avec l’avis de leur administration d’origine relatif a leur départ; - le cas échéant, les pièces justifiant d'une situation ouvrant droit a des priorités, y compris pour les centres d’intérêts matériels et moraux (CIMM); - leur dernier arrêté d'avancement d’échelon; - leurs trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel, le cas échéant; et leur état des services.

L’ensemble de ces documents doit être envoyé a l’adresse suivante : [email protected]

Les agents actuellement places en position de détachement au sein du ministère de la justice dans le corps interministériel des adjoints administratifs ne disposent pas d'un droit a mutation. Dans l'hypothèse ou ils souhaiteraient un changement d'affectation, il leur appartient de mettre un terme au détachement en cours et de solliciter un nouveau détachement sur l'affectation envisagée.

Vacant à partir du 01/03/2027

Secrétaire