AGENT ACCUEIL

Descriptif de l'emploi

Accueille, oriente, renseigne le public. Représente l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers

Missions / conditions d'exercice

Accueil :

● Accueil physique et téléphonique des usagers de la Communauté de Communes : accueil principal et coordination avec les services

● Gestion du courrier et courriel (affranchissement, envoi, ouverture du courrier, dématérialisation, orientation vers les différents services)

● Gestion de la logistique interne

* Gestion et commande des fournitures (protocole de suivi à mettre en place, relation avec les

pôles de proximité de Rougemont et L’Isle sur le Doubs

* Organisation des réunions, préparation de salle sur demande,

* Organisation des moments conviviaux de la collectivité

* Gestion des véhicules : gestion des plannings

* Gestion et affichage d’informations

* Gestion des videoprojecteurs

Profils recherchés

Connaissances théoriques et savoir-faire :

● Connaitre et savoir appliquer les règles du statut de la FPT

● Connaitre et savoir renseigner sur le fonctionnement des services et orienter les personnes

● Maitriser les outils informatiques et bureautiques (internet, logiciels comptables, pack office,…)

● Maitriser l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel,…)

● Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence

● Gérer un planning de réservation

● Aider à rédiger des documents administratifs

● Saisir mandats et titre de comptabilité publique

● Accueillir le public avec amabilité

● Prendre des messages

● S'exprimer clairement et reformuler les demandes

● Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

● Appliquer les règles de communication et de protocole

● Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous

● Gérer les situations de stress et réguler les tensions

● Conserver neutralité et objectivité face aux situations

● Gérer un système de mesure de la fréquentation

Savoir-être (comportement, attitude, qualités humaines) :

● Etre autonome

● Etre rigoureux et avoir des qualités d’organisation (organisation dans le travail, dans le classement, savoir gérer les priorités,…)

● Avoir l’esprit d’équipe

● Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus (accueil de la population avec amabilité,…)

● Etre force de proposition

● Respecter le devoir de réserve, secret professionnel

● Avoir le sens du service public