AGENT ACCUEIL ET GESTION ADMINISTRATIVE (H/F) - CDD

Descriptif de l'emploi

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public

• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences

Missions / conditions d'exercice

- Recevoir, filtrer et orienter le public

- Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition

- Adapter sa communication à des publics différents

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, rédiger tous types de documents, comptes rendus

- Gérer et actualiser une base d'informations

- Vérifier la validité des informations traitées

- Organiser le classement et l'archivage de dossiers

- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

- Gérer le courrier arrivée et départ

- Etablir différents actes d’état civil dans le respect des procédures administratives de réception et de contrôle

- Délivrer des renseignements et explications oraux et écrits complets sur les services de l'état civil

- Réaliser des dossiers de mariage de l’audition des couples jusqu’à l’inscription du mariage au registre

- Réaliser l’enregistrement de la déclaration, de la modification et de la dissolution des PACS

- Réaliser les dossiers de PACS

- Actualiser et contrôler l’exactitude des renseignements consignés dans les registres

- Assurer la gestion des décès (relation avec les pompes funèbres, permis d’inhumer…)

- Délivrer des autorisations post mortem (inhumation ou crémation, mise en bière et fermeture de cercueil…)

- Définir l'organisation des bureaux de vote

- Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin (dépouillement)

- Participer à l'évaluation et à l'analyse des besoins de communication de la collectivité

- Organiser, gérer et évaluer des actions de communication

- Recueillir, vérifier, sélectionner et hiérarchiser les informations relatives à la vie de la collectivité

- Diffuser des informations en interne et en externe

Profils recherchés

Savoirs

- Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale.

- Connaissance des règles d’état civil et des élections.

- Connaissance des règles de confidentialité et de classement.

- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers.

Savoir-faire

- Accueillir, renseigner et orienter le public.

- Traiter les demandes et dossiers administratifs.

- Établir et suivre les actes d’état civil.

- Assurer le suivi des élections et des listes électorales.

- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs.

- Classer, archiver et rechercher les informations.

Savoir-être

- Sens de l’accueil et du service public.

- Rigueur et organisation.

- Discrétion et confidentialité.

- Écoute, disponibilité et courtoisie.

- Autonomie et polyvalence.

- Capacité à travailler en équipe.