Agent administratif Accueil / Assistance des services sur certaines missions

Descriptif de l'emploi

Dotée de 2 700 habitants, LOIRE-SUR-RHÔNE est une petite ville à la campagne. Elle est située dans le poumon vert qu’est le Parc Naturel Régional du Pilat tout en étant à proximité de la Métropole Lyonnaise. La Commune est dotée d’un budget d’environ 7 M € et d’une cinquantaine d’agents qui lui permettent de conduire des projets dynamiques dans divers domaines. La Commune souhaite recruter, un/e agent d’accueil avec des tâches administratives diverses suite à une vacance de poste. Au sein d’une équipe de 5 agents administratifs, vous serez sous la responsabilité directe de la DGS.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS

Vous êtes chargé(e) de l’accueil de la Mairie et de l’assistance auprès des services :

ASSURER L'ACCUEIL ET RENSEIGNER TOUT TYPE DE PUBLIC :

- Accueil physique et téléphonique des administrés (tableau de bord de fréquentation),

- Recevoir, filtrer et orienter les appels - identifier, gérer la demande et son degré d’urgence,

- Recueillir les réclamations et signalements, les enregistrer et les transmettre au service concerné,

- Savoir donner les renseignements de 1er niveau dans divers domaines : urbanisme, état civil, funéraire, élections, etc.,

- Gérer les clés des salles communales avec les associations et les élus (départ/retour),

- Produire les photocopies des écoles et des associations (gestion du papier des associations stockés en mairie).

ASSURER LA GESTION DU SECRETARIAT GENERAL :

- Assurer la gestion du courrier arrivé et départ,

- Gérer la boite mail « générale » de la mairie,

- Organiser les agendas et rendez-vous en fonction des priorités des élus et des responsables des services,

- Afficher les arrêtés préfectoraux avec le suivi des procès-verbaux d’affichage à transmettre,

- Etablir les dossiers de parrainage civil, les attestations d’accueil, le recensement citoyens,

- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la commune pour les administrés (planning, courrier, état des lieux, nettoyage des salles, etc.),

- Gérer les domiciliations (remise des courriers à l’administré),

- Suivre et établir les commandes de fournitures diverses ( pharmacie, administratives, papiers, etc.),

- Établir des cartes de déchetterie,

- Assistant des services (en soutien ou en cas absence des agents pour l’ensemble des services de la commune) :

- Enregistrer sous oxalis, numériser les dossiers papiers, et vérifier les demandes d’autorisation d’urbanisme : permis de construire, permis d’aménager, déclaration préalable, certificat d’urbanisme, etc.,

- Envoyer les arrêtés de décisions, courriers types aux pétitionnaires (pièces complémentaires),

- Etablir des actes d’état civil (naissance, décès, mariage, Pacs),

- Afficher et diffuser l’information via différents supports de communication (site internet, réseaux sociaux),

- Rédiger la saisie de documents de forme et contenus selon les demandes des services, pour l’ensemble des services,

- Mettre en forme des courriers.

MISSIONS COMPLEMENTAIRES :

- Être un appui à l’agent en charge de la gestion des élections (en période électorale),

- Aider les services pour la création d’affiche et flyers (mise en forme), en collaboration avec l’agent en charge de la communication,

- Diffuser des informations en rapport avec les événements des services « bibliothèque » et « Ecole de musique ».

Profils recherchés

PROFIL

- Expérience sur des fonctions similaires souhaitées,

- Avoir une posture adaptée à l’accueil du public (administrés, associations, élus …)

- Polyvalence et capacité d’adaptation,

- Savoir prioriser les demandes des différents interlocuteurs,

- Capacité à rendre compte à la hiérarchie et à alerter en cas de difficulté

- Capacité à travailler en équipe,

- Aptitudes transversales envers les différents interlocuteurs,

- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité,

- Dynamisme, rigueur, sens de l’organisation, ponctualité,

- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.

- Connaître les missions des administrations et partenaires publics.

- Connaitre les techniques de rédactions administratives, très bonne maitrise du français, orthographe, grammaire (rédaction de courriers administratifs).

- Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Publisher, Wordpress, Canva, etc..).

- Maitrise des logiciels métiers souhaité : Berger Levrault, JVS

CONDITIONS ET CONTRAINTES D’EXERCICE

- Temps complet : 35h par semaine

- Horaires d’ouverture de la mairie :

Lundi, jeudi : 8h30-12h00 / 13h30-17h

Mardi : 8h30-12h00 / 13h30-18h

Mercredi : 08h30-12h00

Vendredi : 8h30-12h00 / 13h30-16h

- Pas de télétravail possible,

REMUNERATION

- Rémunération selon les règles statutaires du cadre d’emploi des adjoints administratifs,

- Régime indemnitaire : RIFSEEP (IFSE-CIA)

- Heures supplémentaires pouvant être récupérées ou rémunérées,

- Titres restaurants de 9 €, financés à 60 % par l’employeur, au-delà de 3 mois d’ancienneté,

- Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics,

- Participation employeur à la prévoyance (10€) et la santé (15€),

- Prime de fin d’année versée en deux fois soit au total 1304€

- Adhésion au CNAS et au COS