Agent administratif accueil/collaboration en espace départemental des solidarités (h/f)

Descriptif de l'emploi

Positionnement du poste dans l’organigramme:

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de l’EDS (ou du Responsable adjoint polyvalence dans les EDS concernés)

L’Espace Départemental des Solidarités (EDS) exerce des missions d’actions médico-sociales et éducatives, relevant du service public départemental. Il réunit des équipes pluridisciplinaires qui mettent en œuvre des missions de prévention, de protection, de suivi et d’accompagnement des populations dans des domaines divers (accès aux droits, à l’emploi, à la formation, aux soins, au logement…) sur un territoire composé d’une ou plusieurs communes. Ce service propose un accompagnement durable et personnalisé aux personnes dont les situations sont les plus complexes.

Missions / conditions d'exercice

L’agent administratif accueille physiquement et téléphoniquement le public, dans une collaboration avec les travailleurs sociaux de l’EDS pour lesquels il garantit une assistance administrative dans leur domaine de compétences

DOMAINES D’ACTIVITES ET PRINCIPALES ACTIVITES

Domaine d'activité

Assurer le 1er accueil physique ou téléphonique

Répondre au téléphone et réaliser les transferts d'appels pertinents en les accompagnant jusqu'à leur prise en charge

Gérer et réguler la file d’attente d’accueil physique

Réaliser une première écoute pour une orientation vers l’interlocuteur adapté

Orienter les personnes qui ont RDV et prévenir les professionnels concernés

Désamorcer les situations délicates

Domaine d'activité

Accueil administratif

Domaine d'activité

Collaboration avec les travailleurs sociaux

Domaine d'activité

Animation de la salle d'attente

Réaliser une pré évaluation sociale

Favoriser l’accès aux droits sociaux des personnes reçues

Informer les usagers sur les dispositifs sociaux

Organiser l’agenda des travailleurs sociaux et prendre les rendez-vous en fonction des priorités

Gérer le courrier de l’équipe,

Transmettre les messages

Rédiger des documents : notes ou comptes rendus de réunion, courriers et courriels

Suivre la gestion du temps de travail de l’équipe (le cas échéant)

Assurer la logistique des actions collectives, et y participer

Participer à l’animation de la salle d’attente

Veiller à l’affichage des documents et leur actualisation

Veiller aux conditions d’accueil des personnes reçues

Etre positionné sur une thématique en tant que personne ressource

PRINCIPALES COMPÉTENCES ATTENDUES (combinaison de connaissances et de savoir-faire)

Connaissances

Indispensables à la prise de poste

Les règles d'expression écrite et orale

Les tableaux de bord et outils de planification et suivi

Les logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, Intranet…)

A acquérir au cours de l'activité

L'environnement territorial et les orientations de la collectivité

Connaissances des publics

Dispositifs et partenaires de l’action sociale.

Le champ d'intervention de sa direction, les procédures internes et le circuit décisionnel

Connaître les règles de sécurité concernant l’accueil du public et l'organisation de la salle d'attente

Savoir-faire

Indispensables à la prise de poste

Accueillir de manière adaptée le public ou interlocuteurs téléphoniques

Analyser les demandes des usagers et les réorienter si nécessaire

Travailler en collaboration, transmettre et partager des informations ou des tâches et suivre des dossiers

Interpeller un collègue si besoin, passer le relais

Respecter les règles de la discrétion professionnelle et de confidentialité

Tenir l'agenda en hiérarchisant les priorités

Rédiger des écrits administratifs (note, compte-rendu…)

Adapter son activité en fonction des priorités

Utiliser les différents logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook)

Avoir des capacités à s’adapter

A acquérir au cours de l'activité

La gestion d’un standard

Utiliser les logiciels métiers spécifiques (ORIAS, CHRONOTIME, Base de connaissance…)

Faire une évaluation rapide des droits avec les orientations nécessaires

Les règles de l’accueil d’un public en crise

Profils recherchés

Niveau de formation /diplômes

Pré requis : Baccalauréat professionnel, technologique (ST2S, SPVL, autre bac)

Souhaité : BTS Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social (SP3S, ESF, autre BTS du secteur social),

Expérience Exigée :

Souhaitée : en service médico-social et en accueil de public

Connaissances

Indispensables à la prise de poste

Les règles d'expression écrite et orale

Les tableaux de bord et outils de planification et suivi

Les logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, Intranet…)

A acquérir au cours de l'activité

L'environnement territorial et les orientations de la collectivité

Connaissances des publics

Dispositifs et partenaires de l’action sociale.

Le champ d'intervention de sa direction, les procédures internes et le circuit décisionnel

Connaître les règles de sécurité concernant l’accueil du public et l'organisation de la salle d'attente

Savoir-faire

Indispensables à la prise de poste

Accueillir de manière adaptée le public ou interlocuteurs téléphoniques

Analyser les demandes des usagers et les réorienter si nécessaire

Travailler en collaboration, transmettre et partager des informations ou des tâches et suivre des dossiers

Interpeller un collègue si besoin, passer le relais

Respecter les règles de la discrétion professionnelle et de confidentialité

Tenir l'agenda en hiérarchisant les priorités

Rédiger des écrits administratifs (note, compte-rendu…)

Adapter son activité en fonction des priorités

Utiliser les différents logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook)

Avoir des capacités à s’adapter

A acquérir au cours de l'activité

La gestion d’un standard

Utiliser les logiciels métiers spécifiques (ORIAS, CHRONOTIME, Base de connaissance…)

Faire une évaluation rapide des droits avec les orientations nécessaires

Les règles de l’accueil d’un public en crise