Agent administratif CIAS Loue Lison

Descriptif de l'emploi

Agent administratif CIAS Loue Lison

(agent d’accueil social)

Offre d’emploi 35H

Lundi au vendredi (sauf mercredi après-midi)

A partir du 01/12/2026 jusqu’au 15/09/2027

Poste basé à Ornans. Déplacements possibles

Missions / conditions d'exercice

Activités

Accueil public :

- Assurer l’accueil téléphonique physique et téléphonique du public du CIAS Loue Lison

- Identifier, qualifier la demande et faire une première évaluation du besoin et/ou de la situation d’urgence

- Planifier les rendez-vous et les réunions d’équipe internes

- Renseigner les usagers sur les démarches administratives simples

- Orienter vers les professionnels et partenaires compétents

- Effectuer les saisies sur le logiciel métier

Organisation des réunions partenariales :

- Planifier les réunions : réserver les dates, horaires et salles en lien avec les partenaires.

- Gérer les invitations : préparer et diffuser les convocations, invitations et ordres du jour.

- Assurer le suivi des participants : recueillir les confirmations de présence et actualiser la liste des participants.

- Préparer la salle : organiser l’espace, installer les tables et les chaises et prévoir les équipements nécessaires.

- Préparer les supports : imprimer les documents utiles, préparer les dossiers et la feuille d’émargement.

- Organiser l’accueil : accueillir les participants, les orienter et faciliter leur installation.

- Assurer la logistique : prévoir les fournitures, le matériel informatique et, si nécessaire, les boissons et collations.

- Assurer le suivi administratif : récupérer les feuilles d’émargement, classer les documents et actualiser les listes de présence.

- Diffuser les suites de réunion : transmettre les comptes rendus, documents et informations utiles selon les consignes du responsable.

- Remettre la salle en état : ranger le matériel et vérifier que l’espace est propre et fonctionnel.

Gestion administrative :

- Rédiger les comptes-rendus de réunions internes

- Enregistrer et suivre les demandes d’aide légale (dossiers d’aide sociale et d’obligation alimentaire) ;

- Gérer les courriers (entrant et sortant), les mails

- Renseigner l’outil de suivi mensuel du lien partenarial

- Etablir les statistiques globales du service (suivi de l’activité trimestrielle et bilan annuel)

- Gérer et mettre à jour de la domiciliation (renouvellement, résiliations et mises à jour)

- Enregistrer les demandes de subventions (envoi, suivi, relances)

- Assurer la mise à jour trimestrielle des aides à la téléassistance

- Commande et suivi des fournitures bureautiques

Gestion administration du CIAS :

- Contribuer à la préparation des Conseils d’Administration ; appui à la rédaction les supports (Pré-rapport, procès-verbal, délibérations) ;

- Créer les supports de présentation ;

Gestion projets :

- Contribuer à l’élaboration de l’Analyse des Besoins Sociaux du territoire

- Participer et s’impliquer dans les différents projets de prévention et de développement social

- Répondre à des appels à projets

- Animer les manifestations hors les murs.

Gestion de la communication du service :

- Anticiper les fermetures : recenser les dates prévisibles (jours fériés, ponts, réunions, contraintes de personnel).

- Informer les usagers : préparer et diffuser les communications (affichage, site internet, courriels).

- Informer les partenaires : transmettre les dates de fermeture aux services et organismes concernés

- Mettre à jour les outils de communication : modifier les horaires affichés, les messages téléphoniques et les réponses automatiques.

- Gérer les changements de dernière minute : diffuser rapidement les rectificatifs et informer les personnes concernées

- Élaboration d’outils de communication : diaporama, cartes visites, courriers type… ;

- Mise à jour annuel du Mémo des Services de Santé et de Solidarité ;

- Participation active aux différentes réunions et instances partenariales ;

Travail en réseau et continuité de service

- Collaborer avec les travailleurs sociaux du service.

- Entretenir les relations avec les partenaires institutionnels et associatifs.

- Participer à la circulation des informations utiles au suivi des demandes.

- Contribuer à l’amélioration de la qualité de l’accueil et des procédures internes.

Moyens : Outils informatiques, Logiciel métier

Profils recherchés

Compétences :

Empathie : La capacité de comprendre et de partager les sentiments des autres est essentielle pour établir une relation de confiance avec les usagers

Ecoute : Capacité à écouter les besoins des personnes et à fournir des conseils appropriés

Organisation : La capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément et prioriser les besoins des usagers pour assurer un suivi efficace

Ouverture d'esprit : Travailler avec des personnes de divers horizons nécessite une absence de jugement et une grande tolérance

Communication : Des compétences en communication verbale et écrite sont cruciales pour expliquer des situations complexes et collaborer avec d'autres professionnels, se faire comprendre par le public en adaptant le type de communication, apaiser les conflits, écouter activement et savoir reformuler les besoins

Résolution de problèmes : Capacité d'analyser des situations complexes et de trouver des solutions adaptées

Connaissance des ressources : Une bonne connaissance des services et des ressources disponibles est nécessaire pour orienter les usagers vers les aides appropriées

Éthique professionnelle : Respecter les principes éthiques et déontologiques est fondamental pour garantir la dignité et les droits des usagers

Autonomie : Travailler de manière autonome tout en respectant la confidentialité des informations

Numérique : Connaissance des logiciels Excel, Word et des outils informatiques basiques

Connaissance du territoire : Connaissance du réseau partenarial ;

Qualités rédactionnelles ;

Capacités relationnelles, diplomatique, disponibilité ;

Discrétion professionnelle

Engagement / Service public.