Agent administratif et appui à la gestion financière (f/h)

Descriptif de l'emploi

Le service des collèges et de l'action éducative compte 10 agents dont le chef de service, 3 techniciens, 4 référentes et 2 agents administratifs.

Il accompagne 52 collèges publics et 18 collèges privés.

Le poste s'articule autour de deux missions principales.

D'une part, l'agent apporte son soutien à la référente en charge du contrôle et de l'analyse financière des établissements publics locaux d'enseignement (EPLE)). Il participe ainsi aux différents étapes de contrôle des actes budgétaires des 52 collèges publics du département, ainsi qu'à l'instruction des dotations de fonctionnement. Son intervention couvre l'ensemble du cycle budgétaire des établissements, notamment par la saisie et le traitement dans le système d'information, des données issues des actes tels que les comptes financiers, les décisions budgétaires modificatives et le budget. En cas d'absence de la référente, il prend en charge les actes de contrôle et d'analyse courants afin d'assurer la continuité de service. Il sera également amené à participer à la gestion du cycle complet des subventions accordées par le Département aux EPLE en appui du chef de service.

D'autre part, l'agent assure en binôme la gestion administrative des missions du service. Il prend en charge les dossiers liés notamment à l'action éducative, au budget du service, aux rapports des commissions permanentes ainsi qu'aux mandatements associés. Il applique les procédures dans le respect des échéances et utilise les outils informatiques dédiés (ADEL, Kimoce). Il est l'interlocuteur des collèges pour les sujets qu'il suit, en garantissant la qualité et la traçabilité des échanges.

Missions / conditions d'exercice

Objectif : contribuer au contrôle et à l'analyse financière des collèges, en appui de la référente.

- Suivi du cycle budgétaire :Participer au contrôle des budgets, comptes financiers, et décisions budgétaires modificatives des collèges.

- Mettre en forme les données financières des collèges (dépenses/recettes, prélèvements, fonds de roulement...) visant à faciliter les périodes d'analyse des comptes financiers, les instructions de dotations et les dialogues de gestion.

- Maîtriser les logiciels partagés pour le travail de soutien au contrôle budgétaire des collèges publics

- Subventions et continuité de service :Contribuer au suivi complet du processus d'attribution des subventions depuis l'expression des besoins jusqu'à la reprise effective des sommes non engagées.

- Assurer l'intérim des missions de contrôle budgétaire de premier niveau en cas d'absence de la référente et la continuité des actions de subvention.

Volet administratif et comptable

Objectif : Assurer la gestion administrative et financière du service et le traitement des procédures spécifiques.

Activités principales dans le cadre du binôme :

- Gestion des procédures :Instruire les rapports soumis à délibération (création fiche Horus, mise en forme du rapport, saisie Adel, rédaction des notifications, activation des mandatements...)

- Contribuer au suivi du budget du service en fonctionnement et investissement.

- Participer à la gestion administrative et financière des dispositifs relevant de la compétence du service : fonds commun du service d'hébergement (FCSH), fonds de rémunération des personnels d'internat (FDRPI), logements de fonction, savoir-nager...

- Appuyer les référentes collèges sur le suivi et la gestion des conventions de coopération, les saisies des appels à candidature...

- Gestion administrative courante :Réaliser des travaux bureautiques (rédaction de courriers, notes, élaboration et développement de tableurs...)

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service.

- Assurer un soutien au chef de service pour les livrables existants ou à venir (notes, référentiel,...)

Temps plein (39 heures)

Profils recherchés

Savoir-faire :

- Maîtrise indispensable des outils bureautiques (Word, Excel : tableaux de suivi, formules, mise en forme) et gestion financière et comptable (budget, dotations, mandatements).

Connaissances souhaitées :

- Procédures administratives spécifiques (rapports pour délibérations, subventions), cycle budgétaire des EPLE et logiciels métiers (DEMACT, SCHOLA).

Savoir-être :

- Polyvalence et binôme opérationnel : former un binôme avec un(e) collègue pour assurer les procédures essentielles, servir d'interlocuteur direct aux directions de collèges et couvrir les missions prioritaires en cas d'absence.

- Rigueur et organisation : gestion des délais serrés et des priorités et sens du détail pour le contrôle des données financières et administratives.

- Autonomie et travail en équipe : capacité à travailler en équipe et de manière autonome, et aptitude à analyser les documents financiers pour détecter les écarts ou anomalies.

- Relationnel et communication : sens du service public, aptitude au dialogue avec les représentants des collèges et confidentialité dans la gestion des données sensibles (budgets, subventions).