Agent administratif (h/f)

Descriptif de l'emploi

- Assurer la prise de rendez-vous, la planification d'évènements et la gestion de l'agenda du Secrétaire Général + rédaction des comptes-rendus de réunions ;

- Gestionnaire des lots : Courriers, éditions et envoie des Lots ;

- Gestion des frais de secours ;

- Responsable des subventions ;

- Responsable des régies ;

- Suivi et soutien au projet Pôle Equestre ;

- Créer un outil de pilotage et calendrier pour les projets de Valberg ;

- Assurer le renfort/remplacement secrétariat des Conseils (communal et syndical) en lien avec le Secrétaire Général Adjoint en charge de l'Administration Générale (4 fois par an) ;

- Assurer le remplacement de l'agent chargé de l'accueil du public du centre administratif et de la poste ;

- Assurer la gestion du courrier (réception, traitement et suivi du courrier, utilisation du logiciel MAARCH) ;

- Assurer la gestion du secrétariat et le renfort de l'équipe comptable du pôle administration et finance (Mandatement sur le SIV).

Missions / conditions d'exercice

* Assurer la prise de rendez-vous, la planification d'évènements et la gestion de l'agenda du Secrétaire Général :

- Contribuer à la gestion de l'agenda Outlook ;

- Contribuer à la planification des évènements et à la coordination avec les différents interlocuteurs, (ex : inaugurations, réunion avec les élus, les membres du cabinet...) ;

- Rédiger les comptes-rendus de réunions.

* Assurer la gestion du secrétariat et le renfort de l'équipe comptable du pôle administration et finance :

- Rédiger les courriers du pôle ;

- Assurer le renfort du pôle comptabilité, sur l'exécution budgétaire, en lien avec la responsable du service finances ;

- Contribuer à l'archivage de l'ensemble des dossiers.

* Responsable des Subventions :

- Assurer l'exécution des subventions (dépenses recettes) suivre les projets, demander aux services les pièces justificatives, suivi des dossiers jusqu'au paiement terminal de la subvention ;

- Rechercher d'autres financeurs pour financer les nouveaux projets.

* Responsable des régies :

- Assurer la mise à jour des arrêtés de créations, nominations clôture ;

- Être en lien avec la DDFIP pour les comptes DFT de chaque régie en cours.

* Gestionnaire des lots :

- Réception du courrier de demande, confirmation de l'attribution des lots par l'élu, envoi du courrier, éditions et envoi des lots.

* RENFORT : Assurer la gestion du courrier :

- Réceptionner le courrier quotidiennement ;

- Enregistrer le courrier dans MAARCH ;

- Transférer le courrier aux personnes concernées ;

- Identifier les niveaux de priorité pour l'ensemble des courriers ;

- Relancer l'ensemble des usagers en interne (réponse au courrier).

* RENFORT : Assurer la préparation des Conseils (communal et syndical) en lien avec la directrice du pôle administration et finance :

- Préparer l'ensemble des documents pour chacun des Conseils et gérer le calendrier des Conseils (ex : délibérations, ordre du jour, supports de présentation, convocations...) en lien avec Secrétaire général adjoint ;

- Rédiger le compte-rendu de chacun des Conseils et faire signer les documents requis ;

- Assurer l'enregistrement des actes des assemblées.

* Autres missions diverses :

- Assurer le complément de service de l'agent d'accueil principal qui gère la poste ;

- Assurer l'archivage des documents administratifs ;

- Assurer suivi projet pôle équestre ;

- Créer un outil de pilotage/calendrier des projets Valberg.

Profils recherchés

Les compétences techniques :

- Connaître le cadre légal relatif à la gestion administrative et financière au sein de la fonction publique territoriale ;

- Connaître le cadre légal relatif au fonctionnement des Conseils Syndicaux et Communaux au sein de la fonction publique territoriale ;

- Connaître la politique des trois collectivités en matière de gestion administrative et financière ;

- Maîtrise de la rédaction en langue française (courrier, comptes-rendus, e-mails...) ;

- Maîtrise de l'outil informatique : pack office, Outlook et navigation internet.

Les compétences relationnelles :

- Savoir faire preuve de discrétion, de réserve et de confidentialité ;

- Être en mesure de demeurer calme, diplomate et ferme quelle que soit la situation ;

- Posséder un bon relationnel et savoir faire preuve de pédagogie.

Les compétences organisationnelles :

- Être autonome dans l'organisation et la conduite de ses activités ;

- Savoir définir les priorités et avoir une forte capacité d'adaptation ;

- Avoir le sens des responsabilités et de l'organisation ;

- Être rigoureux et pragmatique dans l'exercice des missions.

* Formation minimum requise :

- Diplôme de niveau 3 ou 4 ;

- Formation aux outils informatiques du pack office, à Outlook et au logiciel MAARCH ;

- Formation au cadre légal et aux règles de gestion administrative fondamentales de la fonction publique territoriale.

* L'expérience professionnelle : de 1 à 3 ans minimum.