Agent administratif (H/F)

Vos missions en quelques mots

Mission

Au sein de la section examens de l’unité du permis de chasser et sous l’autorité de la cheffe du service du permis de chasser, instruire les dossiers d’inscription à l’examen du permis de chasser et les demandes de délivrance de titres.

Logiciel métier : fichier central des permis de chasser.

Activités principales

Instruction et suivi des dossiers d’inscription à l’examen du permis de chasser

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Traitement des demandes d’inscription aux examens du permis de chasser :

Les demandes d’inscription sont faites en ligne par les usagers qui transmettent ensuite les pièces papier aux fédérations départementales des chasseurs qui les scannent et les déposent dans le logiciel.

L’unité du permis de chasser assure les missions suivantes :

• Vérification de la complétude du dossier • Contrôle des pièces transmises par rapport aux éléments saisis dans la demande d’inscription • Correction des éventuelles erreurs ou demande de compléments ou rejet des pièces non valables • Interrogation du FINIADA • Vérification du paiement OFB • Validation du dossier et notification par mail • Traitement des demandes de remboursement

Gestion des convocations aux examens :

• Vérification des plannings d’examen • Validation des sessions • Envoi des convocations 15 jours avant la date de l’examen

Traitement du courrier :

• Mails et papier

Commande de titres :

• Une fois par semaine, gestion de la commande des titres en lien avec l’imprimerie nationale

Accueil téléphonique :

• Réception des appels des fédérations départementales des chasseurs, en lien avec la gestion des dossiers d’inscription à l’examen et l’utilisation du logiciel

Suivi de dossiers administratifs et divers

• Rédaction de supports écrits • Participation à l’ensemble des travaux d’exécution de l’unité du permis de chasser

Profil recherché

Fonctionnaire de catégorie C.

Aucun diplôme minimum requis.

Compétences et qualités requises

Connaissances :

• Outils bureautiques : Word, Excel, scan, messagerie électronique… • Techniques de communication avec le public • Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire • Réglementation applicable au permis de chasser et à sa délivrance : à acquérir et maitriser impérativement • Connaissance du monde cynégétique appréciée

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Savoir-faire opérationnel :

• Avoir de l’expérience dans la gestion des dossiers administratifs • Maîtriser parfaitement les outils bureautiques de base et savoir s’adapter aux logiciels internes • Avoir une bonne gestion du relationnel et notamment de la relation téléphonique • Comprendre et appliquer une règlementation • Disposer de qualités rédactionnelles • Avoir le sens de l’analyse et l’esprit de synthèse

Savoir-être professionnel :

• Faire preuve de discrétion professionnelle • Savoir travailler en équipe • Être à l’écoute

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 2 Effectuer des activités simples

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité de la cheffe du service du permis de chasser.

Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans* (rémunération selon expérience professionnelle)

Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans.

Relations liées au poste

Relations internes :

• Les inspecteurs du permis de chasser • L'agence comptable • Le chef de projet informatique • Les services départementaux OFB

Relations externes :

• Les fédérations départementales des chasseurs • L’Imprimerie Nationale

Télétravail possible : Oui

*Article L332-1 du code de la fonction publique

Vacant à partir du 01/01/2027

Secrétaire