agent administratif polyvalent accueil / agence postale communale

Descriptif de l'emploi

Poste placé sous l'autorité du maire et du secrétaire général, en lien avec une équipe administrative intercommunale et les autres services communaux.

Missions / conditions d'exercice

Pour des raisons pratiques, demander les fiches de poste complètes à l'employeur.

Poste d'agent administratif d'accueil :

MISSIONS :

Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.

Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services.

Aider à la gestion des tâches administratives diverses et des moyens matériels de la collectivité.

Gérer le courrier et diffuser l’information et la documentation.

FONCTIONS :

- Responsable des matériels mis à disposition.

- Responsable de l’organisation du bureau et guichet d’accueil.

- Assurer la fonctionnalité du poste de travail (gestion de l’espace).

- Assurer les fonctions d’assistance et de suppléance du ou des régisseurs municipaux.

- Chargé de faire le lien entre les usagers et les services dédiés.

- Chargé de la gestion de la restauration scolaire (inscriptions, commande des repas, facturation, suivi des paiements).

- Chargé de la gestion des locations des salles communales (dont suivi administratif et financier avec les locataires).

- Missions affectées à court terme : état-civil, urbanisme.

- Chargé de la gestion de l’état-civil et assister les élus pour les cérémonies.

- Chargé de la gestion de l’affichage administratif et de la parution des informations diverses dont support électronique.

- Chargé de gérer l’organisation des invitations ou convocation pour les commissions, les festivités et les cérémonies.

- Assurer et contrôler les livraisons déposées en Mairie.

- Assurer le contrôle de la fermeture des accès de la Mairie en fin de service.

- Assurer la réception et le départ du courrier.

- Assurer avec rigueur le suivi des prêts de clés communales (départs et retours).

- Autres fonctions confiées par la hiérarchie pour compléter ou suppléer les agents œuvrant dans le domaine du service administratif intercommunal.

Poste de gérant(e) d’Agence Postale Communale (poste en cours d'ouverture) après formation adaptée délivrée par La Poste :

- Sous l’autorité de la commune et en lien avec La Poste, assurer l’accueil du public, le conseil, la vente de produits postaux, la réalisation des opérations prévues par la convention, la tenue de l’espace d’accueil, le suivi quotidien des stocks, de la caisse et des pièces à transmettre.

Poste exercé du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h.

Les missions postales devraient être exercées en parallèle l'après-midi (à confirmer après organisation du service).

Profils recherchés

Qualités professionnelles attendues :

• Sens du service public et de la relation de proximité.

• Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité.

• Présentation soignée, courtoisie et expression claire.

• Organisation, méthode, ponctualité, assiduité, et sens des responsabilités.

• Goût pour le contact avec le public et intérêt pour la vie locale.

• Capacité d'adaptation, capacité à apprendre et à maintenir à jour ses connaissances.