Agent administratif polyvalent (accueil, CNI/passeports, état civil, technique)

Descriptif de l'emploi

Placé(e) sous l’autorité de la Responsable Etat-Civil / Cimetière, vous accueillez, orientez et renseignez le public et vous exercez des missions complémentaires en qualité d’officier d’état civil et en lien avec le secrétariat technique. Par ailleurs, vous assurez la gestion des CNI / passeports.

Missions / conditions d'exercice

Accueil de la Mairie (activité principale) :

· Accueillir le public sur place ou par téléphone.

· Orienter le public vers les services ou organismes compétents.

· Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles.

2 jours par semaine depuis votre poste à l’accueil : appui au

secrétariat du service technique :

· Accueil téléphonique : renseignements, réclamations voirie, éclairage public, assainissement, problème bâtiments communaux, végétation, nuisibles…

· Rédaction et frappe : autorisations occupation domaine public - permission de voirie – autorisation affichage – arrêtés municipaux circulation/utilisation terrain de sport.

· Relation avec la Métropole (saisie des réclamations sur le logiciel « Ma métropole »).

· Relation avec les ateliers municipaux pour les interventions techniques.

Activités complémentaires :

· Régisseur : marché hebdomadaire mercredi matin : facture et encaissement une fois par mois.

· Gestion des inscriptions sur les listes électorales et participation à l’organisation des élections en lien avec la Responsable des affaires générales.

· Accomplir des diverses formalités liées à l’état civil et à l’accueil : légalisations de signatures, recensement citoyen, attestation d’accueil, reconnaissance.

· Gestion funéraire : accueillir et renseigner le public / instruire les démarches administratives en lien avec les organismes extérieurs.

· Gestion de l’occupation des salles “Mairie”.

Gestion des cartes nationales d’identité (CNI) /passeports (selon besoin du service les autres jours) :

· Contrôler la conformité des documents.

· Assurer les formalités relatives à l’obtention et à la délivrance des cartes nationales d’identité et des passeports biométriques.

· Assister les usagers pour compléter les documents, si besoin.

Profils recherchés

Savoir faire et compétences requises :

· Maîtrise des connaissances en droit civil.

· Maîtrise des procédures liées à l'instruction de demandes de CNI et passeport.

· Connaissances de l'environnement territorial.

· Techniques d'accueil et règles de communication.

· Fonctionnement d'un standard téléphonique.

· Techniques de régulation - Techniques de médiation et de négociation.

· Droits et obligations des usagers.

· Maîtrise des outils informatiques et pratique des logiciels Arpège-Mélodie® (état-civil), Gescime (cimetière), Kanlab (Service Technique, Daurémi (Recensement Citoyen), OpenElec (Elections).

Savoir- être :

· Discrétion professionnelle.

· Rigueur et organisation dans le travail au quotidien.

· Fortes capacités relationnelles.

· Adaptabilité et polyvalence.

· Maîtrise de soi.

· Travail en équipe.

· Ponctualité.

· Polyvalence.

· Autonomie.

Contraintes particulières :

· Permanence CNI le samedi matin (09h00 – 12h00) en période scolaire par roulement 1 fois tous les un mois et demi.

· Tenue d’un bureau de vote.