Agent administratif polyvalent

Descriptif de l'emploi

La commune de Saint-Manvieu-Norrey recrute un agent administratif polyvalent dans le cadre d’un contrat à durée déterminée (CDD), afin de renforcer le secrétariat de mairie et d’accompagner l’équipe administrative dans la réalisation de ses missions quotidiennes.

L’agent participera à la gestion administrative de la collectivité et interviendra principalement dans les domaines de l’état civil, des élections, du recensement de la population et de la comptabilité publique.

Missions / conditions d'exercice

1. Gestion des élections et de la liste électorale

• Assurer le suivi et la mise à jour de la liste électorale ;

• Traiter les demandes d’inscription et de radiation des électeurs ;

• Participer à la préparation et à l’organisation des scrutins électoraux ;

• Assurer le suivi administratif des opérations électorales et la mise à jour des documents associés.

2. Suivi du recensement de la population

• Participer au suivi des opérations de recensement en lien avec le coordonnateur communal ;

• Assurer le suivi administratif des dossiers et des documents liés au recensement ;

• Contribuer à la collecte, à la vérification et à la transmission des informations nécessaires ;

• Participer à la préparation et au suivi des différentes étapes de la campagne de recensement.

3. Gestion de l’état civil - cimetières

• Accueillir et traiter les demandes de délivrance d’actes d’état civil ;

• Assurer la saisie des actes et le suivi des formalités associées ;

• Préparer et traiter les transcriptions d’actes ;

• Assurer le suivi des demandes administratives en lien avec l’état civil ;

• Veiller à la mise à jour et au classement des registres et des dossiers, dans le respect des procédures réglementaires et de la confidentialité des données.

• Gestion du cimetière

4. Exécution comptable – Nomenclature M57

• Participer à l’exécution budgétaire et comptable de la commune ;

• Assurer la saisie et la préparation des mandats de dépenses et des titres de recettes dans le logiciel comptable ;

• Vérifier les pièces justificatives nécessaires à leur traitement ;

• Participer au suivi des factures, des recettes et des opérations comptables courantes ;

• Assurer le classement et l’archivage des pièces comptables ;

5. Assistance en gestion des ressources humaines

• Participer au suivi administratif des agents communaux ;

• Préparer et saisir les arrêtés municipaux (avancement d’échelon, congé maladie, etc.) ;

• Assurer le suivi des congés et des absences des agents ;

• Participer à la mise à jour des dossiers individuels du personnel ;

• Apporter un appui ponctuel dans la préparation des documents administratifs relatifs à la gestion du personnel.

Missions complémentaires

En fonction des besoins du service et des nécessités de fonctionnement de la collectivité, l’agent pourra également être amené à :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public ;

• Renseigner et orienter les administrés ;

• Participer au traitement du courrier entrant et sortant ;

• Rédiger et mettre en forme des courriers, attestations, documents administratifs, arrêtés municipaux (circulation, débit de boissons, …) ;

• Participer au classement, à l’archivage et à la gestion documentaire ;

• Apporter un appui à la préparation des réunions et des dossiers administratifs ;

• Participer à la création des affiches, flyers, invitations ;

• Assurer la mise à jour du site internet

• Assurer le gestion ponctuelle de l’urbanisme (DP, PC, Cua, Cub, etc.)

• Effectuer toute autre mission administrative relevant de son champ de compétences et confiée par la hiérarchie.

Profils recherchés

Compétences et connaissances

• Formation ou expérience dans le domaine administratif, idéalement au sein d’une collectivité territoriale ;

• Une connaissance du fonctionnement des communes et de l’environnement de la fonction publique territoriale serait appréciée ;

• Des connaissances en état civil, en gestion électorale et en comptabilité publique, notamment en nomenclature M57, constitueraient un atout ;

• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser des logiciels métiers ;

• Qualités rédactionnelles et aptitude à traiter des dossiers administratifs avec rigueur.

Qualités professionnelles

• Rigueur, organisation et méthode ;

• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;

• Polyvalence et capacité d’adaptation ;

• Autonomie dans l’exécution des tâches confiées ;

• Sens du service public et qualités relationnelles ;

• Aptitude au travail en équipe.