Agent administratif polyvalent - Gestion des salles (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du responsable de la cellule de gestion des salles, l’agent assure le suivi administratif des demandes de manifestations ainsi que la gestion de la planification d’usage des différentes salles polyvalentes sur la Ville, ainsi que l'accueil physique et téléphonique

Missions / conditions d'exercice

- Réceptionner, traiter et diffuser les informations

- Travailler en transversalité avec le public, les associations, les services de la collectivité les responsables de salle

- Collaborer à la planification d’usage des salles

- Contribuer à l’animation et de coordination des acteurs du territoire.

- Trier, classer et archiver les documents.

- Réaliser des travaux de bureautique

- Suivre et mettre en forme des dossiers administratifs.

- Exécuter et suit les procédures et décisions administratives.

- Participer à la planification de l’utilisation des ressources et des salles

- Identifier la demande des usagers

- Analyser et répondre aux commandes et besoins des organisateurs

- Participer au suivi de la programmation annuelle des manifestations dans les salles

- Assurer la transmission des informations entre les services internes, la police et l’organisateur

- Rendre compte régulièrement au responsable de la cellule de l’avancement des dossiers

Profils recherchés

Savoir / Savoir-faire :

- Connaissance du fonctionnement des Collectivités Territoriales, de la Direction des moyens généraux (État) de leurs compétences

- Maîtrise de l’outil informatique

- Faire preuve de rigueur, de discrétion, d’ouverture d’esprit et de curiosité

- Savoir-faire organisationnel (conception et renseignement des outils de planification et d’organisation de l’activité des salles)

- Apporter un appui administratif de qualité aux organisateurs et aux services

- Travailler en équipe

- Rendre compte au responsable de la cellule

Savoir-être :

- Sens du service public

- Esprit d'équipe

- Autonomie, rigueur et discrétion

- Disponibilité et adaptabilité

- Capacité d’écoute et de dialogue

- Capacité d’initiative

- Dynamisme

- Qualité relationnelle et rédactionnelle