Agent administratif polyvalent (h/f)

Descriptif de l'emploi

Placé.e sous l'autorité du responsable du service règlementation et du Directeur : DRPTSP, vous serez en charge de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement du service : accueil physique et téléphonique - conseil de premier niveau - gestion du courrier - rédaction et mise en forme...

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS : recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement du service.

Activités :

- Accueil physique et téléphonique : Informer et orienter les usagers, organisateurs d'événements et commerçants sur les démarches administratives réglementaires.

- Conseil de premier niveau : Vérifier la recevabilité des demandes et expliquer les pièces à fournir.

- Gestion du courrier : Enregistrer, dispatcher et suivre le courrier entrant/sortant (papier et numérique).

- Rédaction et mise en forme : Rédiger des courriers d'accompagnement, des récépissés de dépôt, des attestations.

- Archivage : Classer et archiver les dossiers physiques et dématérialisés selon les délais légaux de conservation.

- Saisie informatique : Enregistrer les demandes dans les logiciels métiers spécialisés.

- Préparation des actes : Préparer les projets d'arrêté municipaux ou préfectoraux simples (arrêtés de circulation, autorisations temporaires de buvette, terrasses, etc.).

- Suivi des dossiers incomplets : Relancer les usagers ou les services partenaires (police municipale, services techniques, pompiers).

- Suivre les dossiers d'occupation temporaire sur le domaine public (terrasses, demandes nouvelles et occasionnelles),

- Actualisation des tableaux de bord,

- Réalisation de tous autres travaux de bureautique,

- Support des autres agents du service (polyvalence).

Profils recherchés

SAVOIR FAIRE :

• Maîtrise des logiciels de bureautique, des techniques de secrétariat et des procédures administratives.

• Bonne communication orale et écrite.

SAVOIR-ÊTRE :

• Esprit d’équipe, rigueur, organisation, polyvalence, sens de l’écoute, capacité d’adaptation et qualités relationnelles.

CONDITIONS D’EXERCICE :

• Horaires réguliers,

• Poste informatique standard,

• Pas de contraintes particulières.