AGENT ADMINISTRATIF POLYVALENT (H/F)

Descriptif de l'emploi

Service à la population :

- Responsable organisation des évènements et des sorties Commune / CCAS

- Support dans l'organisation des élections

- Doublon Accueil, urgences Etat Civil et SPOP avec agents en charge de l’Accueil / Etat Civil / Service Population

Gestion de tâches administratives en comptabilité :

- Gestion des appartements communaux

- Gestion cantine, garderie périscolaire

- Suivi des tarifs de la collectivité

- Préparation courriers divers

- Archivage/classement

- Préparation des factures diverses (déneigement/salles communales/forfait)

Missions / conditions d'exercice

- Gestion de tâches SPOP

- Gestion de tâches administratives en comptabilité

- Support et doublon aux tâches Accueil, incluant les urgences Etat Civil

- Support et doublon aux élections

- Support polyvalent aux services

- Soutien aux services municipaux

- Assurer des missions de polyvalence pour assurer la continuité du service public et répondre aux besoins ponctuels

Profils recherchés

- Maitriser les techniques de recueil, de traitement et de restitution de l’information

- Maîtriser parfaitement la langue française, à l’écrit et à l’oral

- Maîtriser les techniques et outils de communication et de régulation

- Maîtriser les rédactionnelles et de synthèse

- Maîtriser la recherche documentaire, la rédaction de synthèse opérationnelle et le classement de documents

- Maîtriser la mise en place et le suivi de tableaux de bord pertinents et d’outils de planification et de suivi, savoir élaborer des indicateurs et critères, savoir présenter synthétiquement des données

- Maîtriser les techniques de classement, d’archivage et de recherche d’archives

- Maîtriser les notions d’organisation et de gestion du temps

- Maîtriser le fonctionnement des outils mis à disposition : ordinateur, internet, standard téléphonique, annuaires

- Maîtriser le fonctionnement des instances et processus de décision de la collectivité

- Connaître le fonctionnement, l’organisation, l’organigramme et les activités des services,

- Connaître les réponses aux principales questions posées par le public en matière d’urbanisme et foncier, de finances, d’élections, d’affaires sociales, générales, scolaires, d’informations générales sur la collectivité

Être garant de l’image du service public et adopter un comportement irréprochable, tenue vestimentaire adaptée

- Garantir l’image du service public

- Savoir écouter et comprendre les demandes

- Respecter les droits et devoirs du fonctionnaire et avoir le sens du service public

- Être attaché à une grande discrétion professionnelle et appliquer le secret professionnel et le devoir de réserve

- Faire preuve de polyvalence et de souplesse dans l’organisation et l’exécution du travail,

- Être capable d’initiative et de réactivité dans la gestion des accueils

- Savoir s’exprimer dans un français oral et écrit irréprochable, tant sur la forme que sur le fond

- Gérer les situations de stress, savoir gérer une situation conflictuelle physique/téléphonique

- Être force de proposition auprès de l’autorité territoriale

- Faire preuve de curiosité, s’intéresser aux activités des autres services, des autres collectivités, des secteurs similaires

- Savoir rendre compte de son travail et de l’avancement de ses dossiers, être transparent et sélectionner les informations utiles à diffuser, alerter son supérieur en cas de retard ou problème sous-jacent

- Formation aux techniques d’accueil et de traitement de l’information

- Formation aux langues françaises et étrangères (anglais voir italien)

- Formation à la gestion des paies et formation de base à la gestion des Ressources Humaines

- Formation à l’administration générale et aux urgences Etat Civil

- Formation de base à la Comptabilité

- Formation de base aux élections

- Formation aux logiciel métier pour l’Etat Civil / Elections, les Ressources Humaines / Paies et la Comptabilité

- Formation traitement de texte (Word), tableur (Excel), présentation (PowerPoint)