Agent administratif polyvalent (H/F)

Descriptif de l'emploi

Placé(e) sous l'autorité de la responsable du service Population et Citoyenneté, l'agent administratif polyvalent assure l'accueil physique et téléphonique des usagers conformément à la charte d'accueil de la ville. Il assure également le traitement du courrier général de la Collectivité.

Missions / conditions d'exercice

Pôle Affaires Générales

\- Accueillir, informer et orienter avec amabilité, physiquement et par téléphone, le public sur les temps d'ouverture de l'Hôtel de Ville,

\- Saisir les rendez-vous (titres d'identités, mariages/PACS, recensement militaire, attestation d'accueil...),

\- Délivrance d'actes d'état civil,

\- Traiter le courrier du service,

\- Traiter la messagerie électronique du service,

\- Instruire les demandes des titres d'identités sécurisés,

\- Traiter les recueils et remises de titres d'identités sécurisés,

\- Traiter les demandes COMEDEC,

\- Traiter les demandes d'actes par voie dématérialisée (logiciel métier),

\- Instruire et traiter les demandes d'attestation d'accueil,

\- Instruire et traiter les dossiers de recensement militaire,

\- Instruire les demandes de fermetures de cercueils et autorisation de crémation,

\- Saisir les transcriptions de décès,

\- Instruire et traiter les demandes de légalisations de signature et certificats divers (changement de résidence, certificat de vie maritale...)

\- Mettre sous pli des documents administratifs afférents au service,

Courrier (2 fois par semaine)

\- Accueillir les facteurs et livreurs,

\- Réceptionner, trier, enregistrer, ranger, et répartir le courrier général,

\- Traiter les recommandés

Profils recherchés

\- Expérience sur un poste d'accueil en collectivité territoriale ou dans un domaine similaire.

\- Connaissances des outils de communication, des techniques d'accueil et règles téléphoniques.

\- Aisance relationnelle et capacité d'écoute.

\- Ponctuel(le), vous faites preuve d'une grande disponibilité.

\- Maitrise de l'écrit et de l'oral.

-Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, internet) et des règles générales de secrétariat.

\- Capacité à travailler tant en autonomie qu'en équipe.

-Esprit d'initiative.

\- Gestion du temps, planification, méthode.

\- Médiation, résolution de conflit.

\- Intégrité, impartialité, grande discrétion.

\- Capacité d'adaptation et d'organisation.

\- Curiosité et investissement personnel (se tenir informé(e) de la vie de la collectivité et ses instances).

-Bonne tenue et présentation