Agent administratif polyvalent (h/f)

Descriptif de l'emploi

L’agent administratif contribue à la gestion quotidienne des dossiers scolaires et périscolaires, assure un accueil de qualité des usagers, participe au suivi des effectifs et des inscriptions, et veille au bon déroulement des opérations liées à la restauration scolaire, aux temps périscolaires et aux périodes de rentrée. Il/elle assure également des missions de soutien comptable et de suivi des outils de pilotage.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS :

Missions transversales – Gestion administrative et d’accueil :

- Gestion et suivi administratif

o Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et documents divers.

o Suivre et actualiser les tableaux de bord de suivi de l’activité.

o Concevoir et adapter des outils bureautiques (Excel, Word) pour le suivi des dossiers.

o Gérer les dossiers administratifs confiés, dans le respect des échéances et des procédures.

o Organiser, classer et archiver les documents physiques et numériques.

o Gérer le courrier entrant et sortant (tri, diffusion, numérisation, enregistrement).

o Gérer les boîtes mails génériques : traiter les demandes, transmettre les messages urgents ou orienter vers les bons interlocuteurs.

- Accueil physique et téléphonique

o Assurer le primo-accueil des usagers, les orienter ou les accompagner dans leurs démarches.

o Identifier les demandes spécifiques nécessitant un suivi particulier.

o Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques.

- Appui à la gestion comptable et budgétaire

o Participer à la saisie des opérations comptables simples.

o Vérifier la conformité des pièces justificatives et rapprocher les factures des bons de commande.

o Contribuer à la préparation des documents nécessaires à la clôture comptable en lien avec les services compétents.

Missions spécifiques à la Direction de l’Éducation :

- Transmettre les fiches d’inscription scolaire aux familles, assurer leur suivi administratif et remonter les dossiers complets.

- Assurer une veille régulière sur les effectifs scolaires, en lien avec les directions d’école et la sous-direction des temps de l’Enfant

- Relever et centraliser quotidiennement les effectifs présents sur les temps d’accueil périscolaire (matin, midi, soir).

- Commander les repas scolaires en fonction des effectifs prévisionnels et des ajustements transmis par les écoles.

- Coordonner les transferts d’animateurs pour assurer une continuité d’encadrement et garantir la sécurité des enfants lors des déplacements intersites.

- Participer à l’organisation logistique des rentrées scolaires, des temps forts éducatifs et des périodes de vacances (accueils exceptionnels, fermetures, etc.).

- Assurer une interface quotidienne avec les directeurs d’école, les équipes d’ATSEM et les référents périscolaires pour faciliter la fluidité des échanges et anticiper les besoins.

Profils recherchés

COMPÉTENCES :

Savoirs :

- Bonne connaissance de l’environnement territorial

- Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire

- Bonne connaissance des pratiques pour accueillir le public

- Appétence pour le suivi administratif et budgétaire Générale

- Maîtrise de la gestion du temps et d’organisation Approfondie

Savoirs faire :

- Maîtrise de l’outil informatique (utilisation d’un ordinateur) et bureautique (Word et Excel).

- Technique d’accueil du public physique et téléphonique, et capacité de gestion des situations conflictuelles

- Suivi budgétaire / Saisie des factures

- Suivi de tableaux de bord

- Rédaction et gestion de documents divers

Savoirs être :

- Organisation et rigueur

- Réactivité et disponibilité

- Sens de la discrétion, de la confidentialité et la neutralité (devoir de réserve)

- Autonomie et capacité d’alerte

- Capacité d’adaptation et d’ajustement du comportement à des situations variées, gestion des situations conflictuelles

EXPÉRIENCES ET FORMATIONS :

Une expérience préalable dans le domaine de l’administration serait un atout