Agent administratif polyvalent

Descriptif de l'emploi

Liaison hiérarchique : Maire de la Commune, élus de la Collectivité, DGS.

Liaisons fonctionnelles :

- Equipe administrative de la collectivité,

- Entreprises, fournisseurs et population,

- Organismes de contrôle institutionnels et réglementaires (Trésor Public, CAF),

Missions / conditions d'exercice

Gestion des finances de la collectivité

- Gestion comptable de la collectivité (suivi facturation : opérations de liquidation, mandatement,...)

- Gestion des ressources humaines de la collectivité

- Accueillir et renseigner le public.

- Gestion du courrier

Tâches principales :

- Suivi des devis, bons de commande, engagements et mandats (dépenses et recettes),

- Enregistrement et paiement des factures, édition et suivi des bordereaux,

- Mise en place d’outils de suivi des dépenses courantes,

- Tenue de tableaux de bord (statistiques et évaluation),

- Contribution au bilan annuel financier (analyse, rédaction),

- Veille juridique liée aux finances publiques.

Suivi des dossier de subvention et recouvrement

Suivi administratif et ressources humaines :

- Elaboration de la paye et contrats de travail

- Gestion des demandes et fiches de congés,

- Préparation et suivi des recrutements (vacataires, contractuels),

- Recensement et transmission des heures de vacation,

- Accueil des nouveaux agents,

- Organisation administrative quotidienne (classement, suivi de dossiers projets et individuels).

- Préparer et réaliser la facturation,

- S'assurer de la validité et de l'exactitude des facturations,

- Assurer la coordination avec les services comptables pour la prise en charge des rôles de facturation,

- Accueil du public (présentiel, téléphonique, mailing).

Profils recherchés

Autonomie : relative liée aux missions exercées

Savoir faire :

- Maîtrise de l'utilisation des logiciels métiers liés à cette tâche ,

- Maîtrise des règles de comptabilité publique,

- Connaissance de l'environnement territorial,

- Maitrise des notions de finances publiques,

- Notion sur les documents d'urbanisme.

Savoir être :

- Disposer d'une aisance relationnelle permettant de dialoguer avec les différents interlocuteurs, en alliant adaptabilité, confidentialité, polyvalence, rigueur et sens de l'organisation,

- Détenir l'esprit d'équipe,

- Posséder les capacités d'analyse, de synthèse et de travail en autonomie,