Agent administratif polyvalent

Descriptif de l'emploi

La commune d’Anthon (1200 habitants) recrute une agent administratif qui intégrera le service administratif au côté de la secrétaire générale de mairie.

Ce poste s'adresse à une personne polyvalente, organisée, rigoureuse et à l'aise avec le public, qui souhaite exercer des missions diversifiées dans un environnement de proximité.

Missions / conditions d'exercice

Accueil physique et téléphonique du public

- Accueillir, renseigner et orienter le public dans le respect des règles de confidentialité et des principes de service public

- Répondre aux appels téléphoniques, prendre et transmettre les messages

Assurer l’exécution comptable

- Préparer les mandatements et titre de recettes dans les délais réglementaires impartis et dans le respect de la nomenclature (M 57 abrégée)

Assurer le suivi des dossiers d'état-civil

- Rédiger et mettre à jour les actes d’état-civil (reconnaissances, mariages, décès, changement de nom), préparer les dossiers de mariage, enregistrer les avis de naissance.

- Traiter les dossiers de PACS, de changement de prénom.

- Gérer les relations avec l’INSEE

- Assurer la bonne gestion des registres (reliures, tables décennales, envoi TJ)

Assurer le secrétariat d'urbanisme

- Enregistrer les demandes de DP/PC/CU, les DOC et les DAACT.

- Gérer les dossiers sur Next’ADS (demandes SVE)

- Rédiger certains arrêtés (DP/CU)

Assurer diverses tâches de secrétariat

- Assurer le secrétariat de certaines commissions (commission vie associative, jeunesse et CME, commission sociale) : invitations, convocations, sondages, courriers, déclarations diverses

- Gérer le courrier postal et électronique

- Saisir et mettre en forme des courriers, des tableaux de bord, des comptes-rendus, faire du publipostage

- Réaliser le classement, le tri et l’archivage des documents

- Assurer l’affichage obligatoire

- Rédiger les arrêtés liés à la gestion du domaine public.

Gestion des services à la population

- Gérer les demandes et l’enregistrement du recensement citoyen

- Participer à la délivrance des attestations d’accueil

- Suivre les plannings de location des salles communales et le prêt du mobilier aux habitants

Renfort dans la gestion administrative du service scolaire / périscolaire

- Participer à la préparation des dossiers de préinscription scolaire et d’inscription périscolaire

- Assurer les inscriptions des enfants, la mise à jour des repas à commander et le suivi des présences.

- Participer au suivi de la régie de recettes (facturation, encaissements, vérifications)

Participer à la communication institutionnelle

- Mettre à jour le site internet et les applications Panneau Pocket et Jouons Local;

- Effectuer diverses tâches concernant la communication (affiches, invitations, mailing etc..)

Mission ponctuelle :

Assister la secrétaire générale dans la gestion du personnel

- Assurer ponctuellement les paies (en cas d’absence de la secrétaire générale de mairie) et les déclarations sociales (DSN)

- Participer au suivi des temps pour l'ensemble des agents (congés, gestion des absences, arrêts maladies...)

- Participer à la rédaction des actes réglementaires individuels.

Profils recherchés

SAVOIRS

Expérience sur un poste équivalent souhaitée

Bonnes capacités rédactionnelles

Maîtrise des outils informatiques bureautiques de base et appétence pour les logiciels métiers

Maîtrise des logiciels métiers eMagnus (comptabilité, paie, gestion relations citoyens) souhiatée

SAVOIR FAIRE

Respecter les délais réglementaires ;

Savoir gérer la polyvalence et les priorités ;

-Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;

SAVOIR ETRE

Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;

Savoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;