Agent administratif polyvalent

Descriptif de l'emploi

La commune de Vezins recherche un(e) agent d'accueil polyvalent(e) afin d'assurer les missions d'accueil de la mairie et de gestion de l'Agence Postale Communale.

Missions / conditions d'exercice

Accueil physique et téléphonique de la mairie et de l'agence postale :

- Lundi - Mercredi - Vendredi : 9 H – 12 H / 14 H – 18 H 30

- Mardi - Jeudi : FERME

Gestion du courrier :

- Réception et envoi du courrier ;

- Gestion du registre d'appel et d'accueil physique ;

- Rédaction et envoi après visa de courriers.

Restauration scolaire :

- Prise en charge des commandes de la cantine ;

- Contrôle mensuel des factures en lien avec l'agent en charge de la comptabilité ;

- Gestion des tablettes de pointage.

Etat civil :

- Gestion des demandes d'état civil ;

- Réception et accompagnement des administrés souhaitant consulter les registres.

Gestion comptable (en lien avec l'agent chargé de la comptabilité) :

- Scan et classement des factures ;

- Gestion Chorus Pro (enregistrement, impression et classement);

- Gestion des cartes achats (contrôle mensuel et pré saisie).

Urbanisme (en lien avec l'agent en charge de l'urbanisme) :

- Contrôle des pièces d'urbanisme (création du dossier) ;

- Archivage et mise en registre des dossiers d'urbanisme ;

- Envoi des avis de demande de transports exceptionnels.

Gestion et location des salles (en lien avec l'agent chargé des locations) :

- Gestion des réservations, options, contrats et relances des salles communales.

Profils recherchés

Savoir et savoir-faire :

-- Connaissances du fonctionnement et des missions d’une commune ;

- Connaissances des procédures relatives aux formalités administratives ;

- Maîtriser la bureautique et les logiciels métiers ;

- Disposer de capacités de communication, d’écoute, de compréhension et de reformulation ;

- Être polyvalent sur les tâches administratives ;

- Qualités rédactionnelles et maîtrise des règles d’orthographe ;

- Connaissances générales en comptabilité, si possible en comptabilité publique.

Savoir-être :

- Avoir le sens du service publique (déontologie et discrétion);

- Sens de l’écoute et de l’observation ;

- Dynamisme et réactivité ;

- Rigueur et sens de l’organisation ;

- Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail mais savoir se référer à l’autorité.