AGENT ADMINISTRATIF POLYVALENT

Descriptif de l'emploi

Accueil physique et téléphonique

Gestion de l'agence Postale Communale

Réfèrent(e) association

Missions / conditions d'exercice

Accueil physique et téléphonique du public

- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence

- Orienter vers les services et personnes compétents

- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité

- Aider à rédiger des documents administratifs

- Accueillir le public avec amabilité

- S’exprimer clairement et reformuler les demandes

- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous

- Gérer les situations de stress et réguler les tensions

- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence

- Conserver neutralité et objectivité face aux situations

- Adapter son intervention aux différents publics

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

- Rédaction de courriers

- Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité

- Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire

Gestion et affichage des informations :

- Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services

- Présenter des documents d’information et de communication

- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

APC

- Affranchissement

- Vente de timbres, d’enveloppes

- Dépôts des objets y compris recommandés

- Retrait des lettres et des colis

- Services financiers : retrait d’espèces sur compte courant postal et sur post épargne ou livret d’épargne

- Transmission au bureau centre pour traitement direct selon les règles en vigueur des demandes de services liées au CCP

- Versement d’espèce sur compte

• Référente des associations

- Location de salle : instruction et suivi des demandes

- Sénior : réception et gestion des évènements organisés

Référente des associations

- Location de salle : instruction et suivi des demandes

- Gestion du calendrier associatif

Profils recherchés

SAVOIR-FAIRE :

- Identifier les besoins du public et formuler une réponse adaptée.

- Renseigner avec précision et courtoisie.

- Gérer simultanément plusieurs sollicitations (téléphone, public, courriels).

- Classer, enregistrer et transmettre les informations de manière fiable.

- Savoir planifier son travail et gérer les priorités

- Qualités rédactionnelles requises

- Fonctionnement du standard téléphonique, d’internet

- Technique d'accueil, de communication et de régulation

- Technique de médiation et de négociation

- Technique de recherche d’information

- Technique de gestion de planning

- Technique de classement

SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS – GENERAUX :

- Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale.

- Notions de base en secrétariat et bureautique.

- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, messagerie, logiciels métiers.

- Bonne expression orale et écrite

SAVOIR ÊTRE :

- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)

- Patience, calme et maîtrise de soi face au public.

- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

- Esprit d’équipe, polyvalence, rigueur et ponctualité

- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension

- Autonomie

- Être force de proposition

- Polyvalence et capacité d'adaptation pour assurer les remplacements

- Réactivité