agent administratif polyvalent

Descriptif de l'emploi

nouveau poste suite au départ d'un agent en retraite

sous la responsabilité hiérarchique du secrétariat général

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS PRINCIPALES

GESTION DE L’URBANISME

- assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers en matière d’urbanisme

- informer les usagers sur les procédures applicables et les renseigner sur les règles fixées par le PLU

- renseigner et aider les usagers à la constitution des dossiers

- enregistrer les demandes d’autorisations d’urbanisme (PC, DP, CU, PA…) et participer à la procédure d’instruction en liaison avec le service instructeur intercommunal et les éventuels partenaires institutionnels (ERDF, VEOLIA…).

- réceptionner et instruire les déclarations d’intention d’aliéner (DIA)

- rédiger des actes (décision sur déclaration préalable, arrêtés municipaux, courriers…)

- s’assurer du bon déroulement des enquêtes publiques (affichage, mise à disposition du dossier et des registres…)

- préparer et participer à la Commission Communale des Impôts

- suivre le PLUI (révision, modification, mise en application)

GESTION DE LA COMPTABILITE (DE FONCTIONNEMENT)

- assurer le traitement comptable des dépenses et recettes courante de fonctionnement (budgets commune/CCAS et budgets annexes)

- contrôler les pièces justificatives dans le respect de la bonne application des procédures comptables

- saisir et éditer des bons de commande

- lister, suivre et commander les fournitures administratives des services

- renseigner les créanciers

- échanger avec les services de la trésorerie

GESTION DE REGIES

- tenir les régies de recettes de la location des salles communales, des droits de place et des inscriptions au centre de loisirs

- gérer le planning de location de(s) salle(s)

- solliciter les agents des services appropriés pour la réalisation des états des lieux (d’entrée et de sortie), la mise à disposition de matériel, mobilier et vaisselle et l’entretien des locaux

- rédiger, faire signer aux locataires et suivre les conventions de location

- encaisser les recettes réglées par les locataires

- établir des factures

- verser et justifier les sommes encaissées auprès du comptable public

- gérer les impayés

- tenir les documents règlementaires nécessaires au suivi de la régie

- transmettre les dossiers d’inscription en accueil de loisirs au service concerné

SECRETARIAT ADMINISTRATIF ET REGLEMENTAIRE

- effectuer des travaux de secrétariat divers pour le service administratif et à la demande du secrétariat général et des élus municipaux : rédaction de courriers (convocations, rappel de réglementations…), mise sous pli et affranchissement, « chrono » courrier

- assurer la mise en œuvre de la réglementation en matière de chiens dangereux (recensement des déclarations, permis provisoires et de détention, déclarations de morsures…)

- rédiger les arrêtés en matière de voirie (travaux, interdiction ponctuelle de circulation ou de stationnement…)

- effectuer les déclarations des événements sportifs et festifs

- recueillir et instruire les demandes de ventes au déballage (autorisation, arrêté de circulation ou de stationnement…)

MISSIONS SECONDAIRES

- assurer ponctuellement, selon les nécessités de service, les autres tâches dévolues à l’espace administratif et social, en l’absence des autres agents ou en renfort de ces derniers

- assurer, en cas d’absence du régisseur titulaire, la gestion des régies pour lesquelles l’agent est mandataire suppléant

Profils recherchés

Compétences professionnelles et techniques :

• posséder des techniques rédactionnelles administratives

• maîtriser les techniques d'accueil, de communication et de régulation

• être familiarisé avec les techniques de médiation et de négociation

• connaître les techniques de secrétariat (prise de note…)

• savoir rechercher des informations

• savoir gérer des plannings

• maîtriser les techniques de classement

• savoir respecter les délais réglementaires

• savoir gérer la polyvalence et les priorités

• savoir vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs

• maîtriser l’outil informatique et bureautique et les logiciels spécifiques appropriés à l’exercice des missions

• connaître la réglementation générale dans les domaines de l’état civil

• maîtriser les règles de la comptabilité publique

• maîtriser la réglementation en matière d’urbanisme

Qualités requises :

• avoir le sens du service public (déontologie, confidentialité et discrétion)

• savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension, de reformulation

• faire preuve de qualités relationnelles

• posséder des qualités organisationnelles

• avoir la capacité d'adaptation

• faire preuve de réactivité

• faire preuve de sérieux et de rigueur

• être ponctuel(le)

• être capable de travailler en équipe