Agent administratif polyvalent

Descriptif de l'emploi

Agent polyvalent dans tous les domaines de l’Administration Générale.

Interlocuteur de proximité des associations de la commune, elle assure la gestion administrative, logistique et financière entre la collectivité et le tissu associatif. Coordonne les accès aux équipements municipaux.

Assure la Gestion des salles communales occupées par les Associations et les Administrés.

Missions / conditions d'exercice

Accueil physique et téléphonique du public

Accueillir le public avec amabilité

S'exprimer clairement et reformuler les demandes

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

Appliquer les règles de communication et de protocole

Gérer les situations de stress et réguler les tensions

Réagir avec pertinence aux situations d'urgence

Conserver neutralité et objectivité face aux situations

Adapter son intervention aux différents publics

Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès

Renseignement et orientation du public

Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence

Présenter des documents d'information et de communication

Orienter vers les personnes et services compétents

Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité

Gestion et affichage d'informations

Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services

Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

Réception, traitement du courrier : enregistrement, dématérialisation, transmission aux services, envoi du courrier

Accueil et accompagnement des Associations Rivesaltaises :

Accompagnement dans les démarches

Aide à la constitution des dossiers des demandes de subvention

Suivi des conventions de partenariat avec la commune

Contrôle des attestations d’assurance

Tenue du Répertoire et de la base de données des associations de la ville

En collaboration avec le service Communication, coordonne et participe à la diffusion des actualités et évènements associatifs sur les différents supports de la ville

Gestion des salles communales et de la logistique :

Régisseur principal de la régie « Location de Salles »

Gestion des demandes de réservation des salles municipales

Gestion des demandes de matériel communal (chaises, tables, barrières…)

Gestion des dossiers d’Etat-Civil - déclarations et établissement des actes d'état civil

Recevoir les déclarations relatives à l'état civil

Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)

Apprécier la demande au regard de différents documents et contrôler l'authenticité des attestations fournies

Établissement des dossiers de mariage : publication des bans…

Reconnaissances

Changements de nom

Décès

Légalisation de signatures

Baptêmes civils, confirmation de mariages

Enregistrement des PACS

Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil

Délivrer sur demande des extraits de registres

Etablissement des livrets de famille

Tenue administrative des registres d'état civil

Rédaction des mentions d’actes et des courriers

Suivi des procédures funéraires

Fermetures de cercueil

Autorisations de crémation

ventes concessions ; renouvellement de concessions, suivi des locations de caveaux, procédures concession à l’abandon ;

mise à jour permanente du fichier des cimetières

Gestion du Service Elections :

- Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions, changements d’adresse, radiations)

- Gérer et assurer la révision de la liste électorale avec la Commission compétente

- Organisation des élections : préparation de l’ensemble des documents nécessaires au bon déroulement des élections, suivi des instructions préfectorales, organisation des effectifs de secrétariat des bureaux

- Organisations des Elections Professionnelles

Gestion du recensement militaire

Réception du dossier sur le guichet de suivi du recensement

Saisi des données sur le logiciel « Recensement Militaire »

Contact avec le jeune recensé

Transmission trimestrielle au BSN

Information aux jeunes administrés sur la Journée Défense et Citoyenneté

Logement social :

Etudier les demandes de logement

Réaliser les entretiens de qualification de la demande

Étudier la demande en tenant compte des situations individuelles

Prioriser les demandes urgentes

Rechercher une solution de logement compatible avec les contraintes d’attribution

Proposer les candidats mairie sur les logements signalés vacants par les bailleurs (Préparation et participation aux Commissions d’Attribution).

Informer les demandeurs de logements sur le parc de logements sociaux et sur les dispositifs

Appliquer le processus d’instruction des demandes de logement social

Informer le demandeur sur l’état d’avancement de son dossier

Organiser et participer aux actions en faveur du 3ème âge ou du public en situation de précarité (dossier d’aide sociale, plans « canicule » , colis de Noël…)

CCAS :

Accueil/Information /Conseil /Orientation du public en difficulté

Gestion des demandes d’Aide Sociale légale et facultative

Préparation et suivi du Conseil d’Administration du CCAS :

Préparation de l’ordre du jour.

Mise en forme définitive et envoi des délibérations et décisions.

Convocation, affichage, compte-rendu.

Notifications des décisions d’aide sociale (nominatives et organismes).

Transmission des délibérations au contrôle de légalité.

Affichage des documents relatifs au Conseil d’Administration du CCAS.

Entretiens en vue des demandes d’élection de domicile : évaluation de la demande dans le cadre de la procédure prévue, information sur les droits...

Mobilisation dans le cadre du registre des personnes vulnérables.

Gestion de la distribution des colis de Noël (résidents de + de 70 ans + Résidents en Maisons de retraite) :

Mise à jour du fichier des bénéficiaires (nouveaux inscrits / décès)

Suivi de la commande en collaboration avec le service Marchés Publics

Organisation de la distribution

Suivi des dossiers de sinistre

Déclaration de sinistres et de réclamations

Gestion de la relation avec les assureurs

Gestion de la relation avec le sinistré

Suivi des dommages aux biens des bâtiments communaux

Suivi des dommages aux véhicules

Suivi de la responsabilité civile de la commune

Suivie de la Protection juridique

Mise à jour annuelle des bâtiments communaux

Profils recherchés

Connaissance du cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et des établissements publics

Connaissance de l’environnement territorial local

Connaissance du milieu associatif

Sens du service public et de l’intérêt général

Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles

Maîtrise des outils bureautiques

Sens de la discrétion

Capacité d’adaptation

Sens de l’accueil et de la communication

Esprit d’équipe