Agent administratif polyvalent

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité directe de Madame le Maire et en étroite collaboration avec la Secrétaire de Mairie, l'adjoint administratif assure un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien de la collectivité. À ce titre, l'adjoint administratif apporte un appui administratif, organisationnel et opérationnel à la municipalité, assure l'accueil physique et téléphonique du public, le traitement des demandes des administrés, le suivi des dossiers communaux ainsi que diverses tâches administratives.

Missions / conditions d'exercice

Secrétariat général

• Assurer les missions courantes de secrétariat et de gestion administrative.

• Accueillir, renseigner et orienter les administrés, en présentiel et par téléphone.

• Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques.

• Gérer le courrier et les courriels (enregistrement, diffusion, suivi des courriers entrants et sortants).

Élections

• Assurer, en binôme avec la Secrétaire de mairie, le suivi de la liste électorale et participer aux élections (gestion d'un bureau de vote)

État civil

• Instruire les dossiers d'état civil (naissances, mariages, décès, etc.).

• Délivrer les actes et documents officiels.

• Tenir et mettre à jour les registres d'état civil.

Urbanisme et domaine communal

• Enregistrer et transmettre les demandes d'urbanisme au service instructeur.

• Rédiger les arrêtés de voirie.

• Assurer, en binôme avec la Secrétaire de mairie, la gestion administrative du cimetière (préparation des dossiers et vérification de sa complétude)

• Gérer, en binôme avec la Secrétaire de mairie, les services communaux (location des salles, recensement citoyen, recensement nouveaux arrivants, cartes piscine, etc.).

Profils recherchés

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, …).

• Capacité à rédiger des courriers, arrêtés de voirie, notes et autres documents administratifs.

• Aptitude à organiser, suivre et gérer plusieurs dossiers simultanément.

Qualités personnelles

• Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités.

• Rigueur, méthode et sens des responsabilités.

• Polyvalence et capacité d'adaptation.

• Aptitude au travail en équipe et en transversalité avec les élus, les agents et les partenaires.

• Réactivité, autonomie et sens de l'anticipation.

• Discrétion, confidentialité et devoir de réserve.

• Sens du service public, disponibilité et accueil de qualité des administrés.