Agent administratif polyvalent

Descriptif de l'emploi

- Poste polyvalent d'accueil et de secrétariat

- Poste à pourvoir pour anticiper le départ à la retraite d'un agent du service administratif (doublage prévu)

Missions / conditions d'exercice

ACCUEIL DU PUBLIC

Accueillir, informer, renseigner le public physiquement ou téléphoniquement (assurer la prise de messages, …)

Informer sur les démarches administratives et/ou orienter le public vers les services compétents

Assurer la gestion du courrier entrant/sortant

Traiter les mails

ÉTAT CIVIL ET POPULATION

Établir et délivrer les actes d’état civil

Enregistrer les déclarations de naissance, reconnaissance, mariage/PACS et décès

Préparer et suivre les dossiers de mariage et participer aux célébrations des cérémonies Assurer les formalités liées aux décès

Effectuer les mentions marginales et mises à jour des actes

Effectuer les transmissions réglementaires aux administrations concernées

Traiter les demandes de copies et d’extraits d’actes

Gérer les flux de population

Gérer le recensement citoyen

Gérer la réservation des salles communales

URBANISME ET DOMAINE COMMUNAL

Enregistrer et transmettre les demandes d’urbanisme au service instructeur

Assurer le suivi administratif du PLUI

Traiter les DT/DICT

Traiter les demandes d’arrêtés de voirie et de circulation

Gérer les conventions d’occupation du domaine public

GESTION DES ÉLECTIONS

Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales

Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales

Éditer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale)

Envoyer les cartes électorales

Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique, logistique ainsi qu'aux journées d'élection

Jour de vote : établir les procès-verbaux de vote

Préparer les tirages au sort des jurés d’Assises

ASSAINISSEMENT COLLECTIF

Facturer annuellement les abonnés à l’assainissement collectif

Saisir les données des stations dans fichiers Excel

Faire les déclarations auprès des SATESE 89 et 77 pour les stations

Faire les déclarations SISPEA

Etablir le rapport annuel sur le service de l’assainissement collectif

COMMUNICATION

Gérer et mettre à jour le site internet communal

Diffuser les informations sur les supports Panneau Pocket, panneaux lumineux, sites

intercommunautaire et communal

Préparer les évènements communaux officiels (commémorations, 14 juillet, Noël, colis et repas des anciens, etc …)

CONSEILS MUNICIPAUX

BIBLIOTHEQUE

AUTRES MISSIONS :

- Suivi administratif du Plan Communal de Sauvegarde

- Suivi administratif de la Défense incendie (REMOCRA)

- Veille sanitaire (recensement annuel des personnes vulnérables)

- Suivi et mise à jour de la base d’adresses communale

- Document unique : mise à jour et suivi

- Recensement de la population

- Archives

Missions ponctuelles : Cimetière, remplacement de la secrétaire générale de mairie si absence.

Profils recherchés

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, …).

• Capacité à rédiger des courriers, arrêtés, notes et autres documents administratifs.

• Aptitude à organiser, suivre et gérer plusieurs dossiers simultanément.

Qualités personnelles

• Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités.

• Rigueur, méthode et sens des responsabilités.

• Polyvalence et capacité d'adaptation.

• Aptitude au travail en équipe et en transversalité avec les élus, les agents et les partenaires.

• Réactivité, autonomie et sens de l'anticipation.

• Discrétion, confidentialité et devoir de réserve.

• Sens du service public, disponibilité et accueil de qualité des administrés.