Agent. Administratif.ve polyvalent.e

Descriptif de l'emploi

L'agent.e administratif.ve polyvalent.e assure des missions polyvalentes, de suivi administratif et d’appui au fonctionnement des services. Il/elle contribue à la bonne circulation de l’information, au traitement des dossiers et à l’accueil des usagers, dans le respect des procédures et des règles de fonctionnement de la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

Instruire les demandes (naissances, reconnaissance, projet de mariage et célébration, titres d'identité, livret de famille, décès, délivrance d'actes sur place et à distance)

Enregistrer les demandes et délivrer les documents

S'assurer de la conformité des dossiers

Assurer la remise des titres d'identité et leur conservation dans le service

Profils recherchés

CAP/BEP à baccalauréat, notamment dans les domaines de la gestion administrative ou du secrétariat.

Expérience souhaitée : secrétariat, accueil, gestion de dossiers administratifs ou assistance au fonctionnement d’un service.

Connaissance du fonctionnement général des collectivités territoriales et des services administratifs.

Savoirs

Connaissance des règles de base du secrétariat et de la gestion administrative.

Maîtrise des règles de classement, d’archivage et de conservation des documents.

Connaissance des circuits de transmission et de validation des documents.

Notions de rédaction administrative et de correspondance professionnelle.

Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de protection des données.

Connaissance des outils bureautiques

Savoir-faire

Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et des interlocuteurs professionnels.

Réceptionner, enregistrer, trier et transmettre les courriers et les documents.

Rédiger et mettre en forme des courriers et documents administratifs courants.

Assurer le classement, l’archivage et le suivi des dossiers administratifs.

Organiser les rendez-vous pour les actes administratifs

Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et des interlocuteurs professionnels.

Réceptionner, enregistrer, trier et transmettre les courriers et les documents.

Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs courants.

Assurer le classement, l’archivage et le suivi des dossiers administratifs.

Organiser les rendez-vous

Savoir-être :

Rigueur, méthode et sens de l’organisation.

Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

Sens du service public et qualité de l’accueil.

Qualités relationnelles et capacité d’écoute.

Disponibilité et adaptabilité face aux demandes.