Agent - Agente d'accueil en mairie annexe

Descriptif de l'emploi

La Ville de Quimper recrute un/une agent/agente d'accueil en mairie annexe au sein de sa Direction de la tranquillité publique et de la proximité.

Assurer un accueil polyvalent de proximité pour les usagers. Traiter et relayer les demandes reçues par tous moyens.

Accueillir, informer, orienter et aider les usagers dans le cadre de leurs demandes de renseignements et de certaines démarches administratives. Assurer un relai de proximité pour un certain nombre de missions que le maire exerce au nom de l’Etat (état civil, titres sécurisés et gestion de la liste électorale). Assurer le secrétariat courant des adjoints de quartier.

Missions / conditions d'exercice

Relation avec l'usager :

- Accueillir, informer et accompagner le public dans ses démarches.

- Contrôler l’identité des demandeurs et l’authenticité des pièces justificatives.

- Assurer la gestion de planning (rendez-vous, salles)

Accomplir les missions en tant qu’officier d’état civil :

- Veiller à la bonne tenue, la mise à jour et à la conservation des registres et des actes de l’état civil détenus en mairies annexes sur tous supports.

- Délivrer copies et extraits des actes de l’état civil à tout requérant légitime.

- Établir et mettre à jour les livrets de famille

- Constituer et vérifier les dossiers de mariage. S’assurer des coutumes en vigueur à l’étranger en cas d’union mixte. Participer à la célébration des mariages. Être attentif à la libre expression du consentement matrimonial. Dresser les actes de mariage conformément aux dispositions légales en vigueur.

Effectuer les diverses formalités en matière de réglementation :

- Instruire les demandes de cartes nationales d’identité et de passeports sur les stations biométriques. Sécuriser les titres en dépôt et détruire les titres invalides selon la procédure en vigueur.

- Instruire les demandes d’attestations d’accueil.

- Certifier conforme à l’original des documents destinés aux organismes étrangers.

- Légaliser les signatures des administrés.

- Établir divers certificats.

- Constituer les dossiers de parrainage républicain, rédiger les actes et assister l’élu lors de la cérémonie.

Activités complémentaires :

- Assurer la régie de recettes (atout sport, tickets de cantine, photocopies).

- Veiller et participer aux mesures de publicité légales et au bon déroulé des consultations publiques.

- Prendre en charge les demandes d’inscriptions sur les listes électorales.

- Classer et archiver tous documents probants sur tous supports conformément à la réglementation

- Assurer le secrétariat courant de l’adjoint de quartier.

- Être le relai local des services de la ville et de l’agglomération, notamment l’enfance et le CCAS.

- Accueillir des stagiaires.

Profils recherchés

Formation souhaitée : BEP/CAP administratif, Baccalauréat professionnel dans la gestion, administration

Expérience sur une fonction similaire appréciée.

Compétences :

- Maîtriser les techniques d’accueil du public et de gestion des conflits (tous publics)

- Connaître la ville, l’agglomération et l’environnement institutionnel

- Connaître les réglementations spécifiques à certaines formalités administratives

- Connaître les règles de l’état civil

- Maîtriser la bureautique courante et les logiciels métiers

- Capacités relationnelles et d’écoute

- Discrétion

- Rigueur et précision

- Maîtrise de soi

- Esprit collaboratif et autonomie

- Polyvalence et adaptabilité