Agent chargé d'accueil

Descriptif de l'emploi

Pour les besoins du service Accueil, Population, Elections et Communication, la Mairie de Geispolsheim recherche un agent chargé d’accueil et de l’enregistrement et la délivrance des cartes nationales d’identités et passeports.

DESCRIPTIF DE L’EMPLOI

Placé(e) sous l’autorité directe de la Responsable du service Accueil, Population, Elections et Communication, le/la chargé(e) d’accueil assure un accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires, tout en garantissant une première image professionnelle et chaleureuse de la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

Au sein d’une équipe de 4 agents l’agent effectue les tâches et missions dévolues au service, et plus particulièrement :

CARTES NATIONALES D'IDENTITE ET PASSEPORTS :

• Enregistrement des dossiers

• Saisie des dossiers dans le registre numérique de suivi

• Réception des titres et enregistrement

• Remise des titres

• Certification d’identité numérique

ACCUEIL POPULATION :

• Accueil téléphonique, gestion du standard.

• Accueil physique : renseignements divers, orientation du public vers les services compétents, délivrance de documents et formulaires divers.

• Gestion et transmission des mails.

• Gestion affichage, des présentoirs et documents

• Autres missions : légalisation des signatures, recensement militaire, établissement des attestations d’accueil, prise de rendez-vous, déclarations administratives et agréments divers.

Les missions seront amenées à évoluer dans le cadre d’une réflexion sur l’organisation du service.

Profils recherchés

SAVOIRS :

Maîtrise de l’outil informatique (suite office : word et excel, Outlook)

Expérience souhaitée en collectivité territoriale

Excellente expression orale et écrite

Aisance en grammaire et orthographe

Expérience en CNI/Passeports très fortement appréciée

SAVOIR ETRE :

Qualités d'accueil et d'écoute

Sens de l'organisation, méthode et rigueur

Sens de l’adaptabilité,

Faire preuve de réserve, discrétion et confidentialité

Qualités relationnelles, Autonomie, Initiative

Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités

Sens du service public

Capacité à travailler en équipe

SAVOIR FAIRE :

Accueillir, orienter, renseigner le public

Assurer un accueil téléphonique de qualité

Organiser et gérer des agendas

Fournir des informations générales sur la collectivité

Assurer la confidentialité des informations

Faciliter la résolution de questions et démarches administratives

Garantir un suivi administratif

Communiquer et partager les informations entre collègues

Capacité à assimiler et mettre en pratique de nouvelles connaissances