Agent d'accueil administratif et social

Descriptif de l'emploi

L'agent d'accueil administratif et social garantit l'accueil physique et téléphonique de toute personne se présentant au CCAS. Il est le premier interlocuteur de l'usager. L'agent réalise une évaluation rapide de la situation afin de proposer un rendez-vous ou d'orienter la personne vers le service compétent pour répondre à sa demande.

L'agent d'accueil administratif et social est également en charge de la gestion du courrier arrivée/départ, ainsi que de la rédaction de courrier type.

L'agent d'accueil administratif et social peut intervenir au sein de l'épicerie sociale Cabassol (Maurin).

Missions / conditions d'exercice

1. Garantir un accueil de qualité aux usagers :

* proposer un accueil personnalisé et adapté à chaque personne

* renseigner et/ou orienter l'usager

* être en capacité de rechercher l'information si besoin

* prendre les rendez-vous pour le service social du CCAS

* mettre en place et mettre à jour les outils pour favoriser l'accueil et la bonne information des usagers.

* promouvoir l'image positive du service public

2. Gestion de l'accueil administratif

* gestion des mails (réception, traitement, transmission, réponse)

* gestion du courrier (enregistrement, élaboration/mise à jour/rédaction de courriers types, etc.)

* gestion des tableaux de statistiques

* présence aux réunions de service

3. Contribution à la gestion de l'épicerie sociale

* gérer et effectuer les encaissement de l'épicerie sociale

* gérer, en lien avec la cheffe de service, les stocks et les dépenses de l'épicerie sociale

* assurer la mise en rayon

* effectuer la consultation des fournisseurs, passer les commandes et organiser leur réception

* Assister la cheffe de service dans la préparation des réunions de concertation

* tenir à jour les liste des bénéficiaires

* construire une relation de confiance avec les bénéficiaires

* favoriser les échanges avec les bénévoles de l'association Action

* assurer, en lien avec la cheffe de service, l'animation de l'épicerie sociale

Profils recherchés

Savoirs et savoir-faire

* S'exprimer clairement et reformuler les demande

* être à l'écoute de toutes les demandes

* favoriser l'expression de la demande en faisant preuve d'empathie

* connaître la législation existante en matière d'action sociale et le réseau des partenaires du CCAS

* maîtriser les principaux logiciels en vigueur dans le service (pack office, C-Logik, Pelehas, etc.)

* maîtriser l'orthographe et de la grammaire

* maîtriser l'élaboration des courriers administratifs

Savoir-être :

* confiance en soi, capacité d'adaptation et autonomie

* dynamisme, rigueur et assiduité

* loyauté et honnêteté

* civilité, politesse et courtoisie

* respect de la juste distance professionnelle

* conserver neutralité et objectivité face aux situations, garde du recul

* avoir l'esprit d'équipe, être capable de remettre en question sa pratique professionnelle