Agent d'accueil

Descriptif de l'emploi

La raison de cette offre emploi est la vacance de poste à la suite d'un décès.

Ce poste permet de garantir à la population la qualité du service public dès le premier contact.

L'agent d'accueil incarne l'image de la collectivité. Ses missions principales consistent à offrir un accueil physique et téléphonique bienveillant et professionnel, orienter avec efficacité, renseigner les administrés sur les démarches administratives courantes (état civil, inscriptions scolaires, urbanisme) et réguler les flux.

Missions / conditions d'exercice

accueil physique et téléphonique :

-orientation des demandes, mise en relation

-accueil et services à la population

-traitement état civil

-aide sociale

-relation avec les associations

-régies diverses

-agenda, gestion RDV

administration générale :

-Traitement et transmission ciblée du courrier, des mails, gestion des annuaires,

-Édition et transmission documents du conseil municipal

-recensement militaire

-État civil

-secrétariat de la C.C.I.D

-cadastre

-Inscriptions électeurs

-Suivi des élections professionnelles

-conservation des actes

-déclarations de stocks, récoltes

-frappe courrier

affaires foncières :

-délivrance imprimés d’urbanisme et zonage et règlement PLU

finances

-Vérification factures et engagement services SA/EN/DC/FC/BM/COM

Publications

saisie comptabilité

inscriptions scolaires et autres tâches inhérentes à la fonction

Profils recherchés

Savoir-être

Excellent relationnel :Amabilité, courtoisie et sens de l'écoute . Diplomatie et maîtrise de soi : Capacité à gérer le conflit avec le public.

Discrétion professionnelle : Respect strict du secret professionnel et du devoir de réserve.

Grande adaptabilité : Capacité à passer rapidement d'une tâche à l'autre et à gérer les priorités en flux tendu.

Présentation soignée : Posture professionnelle adaptée à la

Savoir-faire

L'agent doit être opérationnel sur les outils administratifs courants :

Techniques d'accueil : Maîtrise des règles d'accueil physique et standard téléphonique.

Outils informatiques : Utilisation courante des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les logiciels internes : Berger Levrault

Expression écrite et orale : Excellente orthographe et clarté d'expression pour rédiger des courriels ou guider les usagers.

Orientation des demandes : Capacité à identifier rapidement le besoin d'un administré pour l'orienter vers le bon service Connaissances requises

Organisation de la collectivité : Bonne connaissance du fonctionnement d'une commune, du rôle des élus et des différents services denses de la mairie.

Procédures administratives de base : Notions sur les démarches courantes (titres d'identité, recensement, inscriptions scolaires, mariages/décès).